Collaboration-Tools für den Mittelstand

Für ein effizientes Zusammenarbeiten im Unternehmen braucht es passende Werkzeuge. Diese Erkenntnis hat sich auch im Mittelstand durchgesetzt. Wurden solche Systeme früher häufig als Groupware-Tools bezeichnet, reden nun fast alle Anbieter von Collaboration-Lösungen. Dabei wird der Begriff Collaboration generell sehr weit gefasst: Der gemeinsame Zugriff auf Dateien via Dropbox fällt ebenso unter diese Kategorie wie eine komplexe Server-Lösung à la SharePoint von Microsoft. Wir haben uns für diesen Bericht auf Lösungen konzentriert, die für kleine und mittelständische Betriebe ebenso wie für Arbeits- und Projektgruppen aus dem SOHO-Umfeld (Small Office, Home Office) leicht und sinnvoll einzusetzen sind.

Für einen schnellen Überblick sorgt unsere Bilderstrecke:

Online-Büro im Browser: Central Desktop

Was möchten Arbeitsgruppen miteinander teilen und austauschen? Der Erfolg von Dropbox zeigt, dass der Austausch von Dateien ganz oben auf der Wunschliste steht. Aber auch die Koordination von Terminen sollte mit dabei sein: Die Cloud-Lösung Central Desktop ist angetreten, diese Wünsche zu erfüllen und dem Anwender eine Art "Büroarbeitsplatz" im Web zur Verfügung zu stellen.

Was bietet der Central Desktop?

• Auf kleine Arbeitsgruppen optimierte Lösung, die in einer freien Version (5 Anwender, 2 Workspaces und 1 GByte Speicher) gut getestet werden kann. Auch die kostenpflichtige Starter-Lösung mit bis zu 30 Anwender und 50 GByte Speicher kann 15 Tage getestet werden.

• Alle wichtigen Möglichkeiten wie unter anderem Dateiaustausch, Bearbeiten von Dateien, Terminkalender, Diskussionsforum oder auch Anlegen und Pflegen eines Wiki sind vorhanden und leicht erreichbar.

• Der Aufbau der Software ist gut gelöst - durch einfache Assistenten wird der Anwender geführt. Verwaltung und Pflege der Daten und Mitarbeiter samt der Zugriffsrechte sind ebenfalls übersichtlich und einfach zu bedienen.

Was hat uns an Central Desktop weniger gut gefallen?

Neben dem immer wieder präsenten Problem, dass der Anwender hier seine Datei einer amerikanischen Firma anvertrauen muss, stört die fehlende Lokalisierung: Die Lösung hat bereits bei der Benennung von Workspaces und Dateien Probleme mit der Darstellung, wenn sich in den Namen Umlaute befinden.

Fazit: Grundsätzlich ist Central Desktop gut gelungen, bietet alle benötigten Funktionen und kann in der Enterprise-Version sogar mit einer Active-Directory-Anbindung glänzen. Wir halten diese Lösung aber schon aufgrund der fehlenden Lokalisierung nicht optimal für kleine und mittelständische Firmen geeignet - allerdings kann sich jeder Anwender durch die freie beziehungsweise auch durch die 15-Tage-Testversion sehr gut selbst ein Bild davon machen, ob das Paket seinen Bedürfnissen entspricht.

Vom Projektmanagement zur Collaboration-Lösung: ProjectPlace

Zu den Lösungsansätzen, die sich grundsätzlich gut für die Zusammenarbeit über das Netz eignen, gehört auch das Projektmanagement: Wer jemals versucht hat, ein Projekt mitsamt der ganzen Projektgruppe mittels Telefon und Excel-Datenblätter zu managen, wird die Einfachheit vieler Web-gestützten Projektmanagement-Lösung zu schätzen lernen. Wir haben das System von ProjectPlace als Beispiel für diese Gattung von Collaboration-Software ausgewählt.

Was kann ProjectPlace leisten?

• SaaS-Lösung (Software as a Service), die vollständig lokalisiert in Deutsch und in weiteren sechs Sprachen bereitsteht.

• Die Software stellt alle Bereiche zur Verfügung, die zur Erstellung, Betreuung und Abwicklung eines Projekts notwendig sind. Dabei stehen die Funktionen zur Zusammenarbeit und zum Austausch zwischen den Mitarbeitern stark im Vordergrund.

• Durch Apps für iPhone, iPad und Android-Geräte werden auch mobile Mitarbeiter sehr gut eingebunden.

Für welche Zwecke ist ProjectPlace geeignet?

Wie schon der Name verrät, handelt es sich hier im Grunde um eine SaaS-Lösung, die mittels Browser-Zugang ein Projektmanagement über das Web erlaubt. Diese Aufgabenstellung erledigt die Software hervorragend - dabei haben die Entwickler so viele Kooperations- und Social-Media-Features in die Software einfließen lassen, dass der Übergang zu Collaboration-Software fließend ist.

Fazit: Wer mehr auf der Suche nach einer Lösung ist, bei der die Zusammenarbeit im alten "Groupware-Stil" abläuft und hauptsächlich nur Dateien austauscht, ist bei ProjectPlace wahrscheinlich nicht richtig aufgehoben: Wer aber mit seiner Collaboration-Lösung auch die Projektarbeit bewältigen will und dabei auch die "mobilen Teammitglieder" einbinden will, sollte die 30-Tage-Testversion der Lösung einmal genauer unter die Lupe nehmen. Schade nur, dass auch hier wieder die Apple-Lösungen bevorzugt werden: Der Zugriff auf die Aktivitäten funktioniert beispielsweise (noch?) nicht von der Android-App aus, während es unter iOS klappt.

"Magnetisches" Dokumentenmanagement: Amagno

Viele kleine Firmen entdecken die vielfältigen Möglichkeiten des Verwaltens und vor allem des Teilens von Dokumenten dadurch, dass die Mitarbeiter von sich aus damit beginnen, freie Tools wie Dropbox, Google Drive oder Skydrive zu verwenden. Doch wer Dokumente richtig verwalten will, braucht mehr als nur eine "Ablage in der Wolke": Amagno bietet hier die Zusammenarbeit beim Dokumentenmanagement an.

Welche Vorteile bietet der Einsatz von Amagno?

• Die Lösung kann in der Cloud oder auch auf dem eigenen Server eingesetzt werden. Sie kombiniert ein Dokumentenmanagement mit einer Collaboration-Lösung. Dabei können Dokumente beispielsweise auch direkt gescannt und eingepflegt werden.

• Bei der Cloud-Lösung (die mit einem Datenvolumen von bis zu 1 GByte pro Anwender frei verwendet werden kann), werden die Daten verschlüsselt in einem europäischen Rechenzentrum (Straßburg) gespeichert.

• Neben der Cloud-Lösung stehen eine Small-Business- (5 bis 10 Anwender) und eine Enterprise-Version (unbegrenzte Anwenderzahl) zum Betrieb auf dem eigenen Windows-Server bereit. Die Datenablage ist auf einem Datei-Server, aber auch auf SAN- und NAS- sowie WORM-Speichern möglich.

Fazit: Wer nach einer Lösung sucht, die unterschiedlichste Inhalte richtig sortiert und geordnet ablegen kann, der sollte sich diese Lösung einmal anschauen: Die vom Anbieter als "digitale Magnete" bezeichneten Regeln können eingehende Dokumente entsprechend scannen, untersuchen und auch ablegen - das funktionierte im Test erstaunlich zuverlässig und schnell.

Zum Testen dieser Lösung ist die Cloud-basierte Einstiegslösung eine gute Wahl. Firmen, die ihre gesamten Dokumente mit dieser Software verwalten und dann auch revisionssicher ablegen wollen, werden die Installation auf einem eigenen Server in Erwägung ziehen und durch die Gruppen- und Collaboration-Features dann eine entsprechend flexible Lösung besitzen. Das ist natürlich mit einem gewissen Einarbeitungsaufwand und der Einführung der entsprechenden Workflows in der Firma verbunden.

Teilen mit sehr viel mehr Möglichkeiten: Teamdrive

Viele Programme versuchen den Erfolg von Dropbox nachzuahmen. So bieten denn auch etliche Hersteller die unterschiedlichsten Lösungen an, die dieses Erfolgsmodell mehr oder minder kopieren. Zu diesen Produkten gehört auch die Lösung Teamdrive, die mit vielen interessanten Erweiterungen und Features im Vergleich zu Dropbox aufwarten kann.

Features und Möglichkeiten von TeamDrive 3.1:

• Voll lokalisierte Lösung, die sowohl unter Windows als auch unter Mac OS X und Linux läuft. Für iOS und Android stehen ebenfalls Apps bereit.

• Automatische Verschlüsselung der Daten mit 256 Bit AES (Advanced Encryption Standard). Diese Verschlüsselung wird direkt auf dem Client ausgeführt.

• Automatische Backups der Daten auf dem TeamDrive-Server. Wer lieber selbst einen TeamDrive-Server hosten will, bekommt diese Software auch als Server bereitgestellt, wobei der sogenannte Personal Server für kleine Betriebe gedacht ist und auch unter Windows arbeitet, während der Enterprise-Server einen Linux-Host benötigt.

• Wer weder mit der TeamDrive-Cloud noch mit einem eigenen TeamDrive-Server arbeiten möchte, kann die TeamDrive-Software auch mit einem bestehenden WebDAV-Server einsetzen.

Was uns an TeamDrive weniger gefiel:

• Die Software löst zwar alle Aufgaben zur Zufriedenheit und erfüllt alle Ansprüche. Allerdings erfordert die Bedienung etwas Eingewöhnungszeit und ist nicht so intuitiv und sofort verständlich, wie das beispielsweise bei Dropbox der Fall ist.

• Die Android-App lässt sich grundsätzlich nicht so gut bedienen - so fehlt ihr beispielsweise eine direkte Möglichkeit, sie zu beenden - der Anwender kann sie mit Hilfe der Taskliste von Android beenden.

Fazit: Uns hat die TeamDrive-Software während der Testphase überzeugt: Wer selbst einmal testen möchte, kann sich einen kostenlosen Account erstellen und bekommt 2 GByte Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Wie bei Dropbox bekommt ein Anwender auch hier weiteren Speicherplatz zugeteilt, wenn er neue Mitglieder einlädt. Hat man sich einmal an die Bedienung der Anwendung gewöhnt, so bietet sie alle Möglichkeiten der Synchronisation und des Datenaustauschs, wie sie von kleineren Unternehmen benötigt wird. Neben der standardmäßigen Verschlüsselung ist es auch die Tatsache, dass der Anbieter seine Daten für deutsche Kunden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verschlüsselt ablegt, die diese Lösung für viele Anwender aus dem Bereich der kleinen und mittelständischen Betriebe interessant macht.

Und was ist mit SharePoint?

Natürlich bietet auch Microsoft eine komplette Lösung für den Bereich Collaboration und in diesem Fall auch für das Dokumenten-Management: Der Softwarehersteller bietet den SharePoint-Server aktuell in der Version 2013 an. Während der "große" SharePoint-Server als Web-Portal sowohl für das Internet als auch für das Intranet in großen Firmen geeignet ist, stellt Microsoft auch den kostenlosen SharePoint Foundation Server bereit, der besonders für kleinere Betriebe geeignet sein soll. Ein SharePoint-Server ist natürlich besonders dann gut als Collaboration-Lösung geeignet, wenn die gesamte Firma hauptsächlich oder ausschließlich mit Microsoft-Produkten arbeitet: Hier fügt sich SharePoint hervorragend ein und ermöglicht sehr gut die Zusammenarbeit im Team. Dazu bietet er unter anderem:

• Team-Arbeitsbereiche mit dem Zugriff auf Kontakte, Zeitpläne sowie auf Dokumenten und weitere Informationen.

• Integrierte Wikis und Blogs sowie weitere Features im "Facebook-Stil" ermöglichen eine Teamarbeit, wie sie die Anwender von sozialen Medien im Netz kennen.

• Durch die Dokumentenbibliotheken mit ihren Funktionen zur Versionsverwaltung können Office-Dokumente gut und einheitlich verwaltet werden.

So gut sich die Vorteile des SharePoint-Servers schon bei diesem kurzen Überblick anhören, so sehr möchten wir gerade den Anwendern in sehr kleinen Betrieben davon abraten, einen solchen Server direkt in die eigene Infrastruktur selbst zu installieren: Die Installation und Betreuung eines SharePoint-Servers erfordert auch in der Foundation-Version einen Windows-Administrator, der sich mit dieser Thematik wenigstens grundlegend auskennt: Trotz eines sehr guten Vorbereitungswerkzeugs, dass die Softwareabhängigkeiten testet und die benötigte Software für den Betrieb automatisch nachlädt, tendiert diese Software immer noch dazu, die Installation mit kryptischen Fehlermeldungen zu beenden, die dann eine entsprechend umfangreiche Suche in den Log-Dateien nach sich ziehen.

Zudem muss für den Betrieb eines SharePoint Foundation Servers 2013 dann wenigsten ein Windows Server 2008 R2 SP1 oder ein Windows Server 2012 im Netzwerk zur Verfügung stehen. Als Alternative bleibt hier gerade für kleine und mittelständische Betriebe dann noch die Möglichkeit, einen SharePoint-Server Online aus der Cloud heraus zu nutzen, wie ihn Microsoft im Rahmen des Office 365 Angebots ebenfalls zur Verfügung stellt: Damit sparen sich Anwender die Komplexität einer SharePoint-Installation und den Betrieb eines eigenen Windows-Servers. Sie sollten aber zunächst trotzdem anhand der von Microsoft angebotenen Hintergrundinformationen prüfen, ob und wie sie diese Art der Collaboration-Software in ihr Netz und ihre Firma sinnvoll integrieren können. Vielleicht reicht ja zunächst auch der einfache Austausch von Dateien und Informationen mit einer der hier vorgestellten anderen Lösungen. (wh/sh)