Enterprise-Lösungen für Datenaustausch

Cloud-Speicher à la Dropbox – verbieten oder nutzen?

30.07.2014 von Uwe  Wöhler
Immer mehr Mitarbeiter nutzen Online-Speicherdienste à la Dropbox für den einfachen und praktischen Austausch großer Dateien. Gleichzeitig sperren viele Unternehmen diesen Zugang aus Sicherheitsgründen. Gut, dass es Alternativen gibt, die mehr Sicherheit bieten.


Täglich werden weltweit 145 Milliarden E-Mails versendet, viele davon zu beruflichen Zwecken. Doch aus Sicherheitsgründen ist dies für Unternehmen bedenklich. Denn die Inhalte und Anhänge bleiben meist unverschlüsselt, so dass sie sich von Unbefugten einfach mitlesen und kopieren lassen. Zudem kann der Empfänger die Mail an einem unsicheren Ort speichern oder sogar an den Wettbewerb weiterleiten.

Online-Speicher wie Dropbox bereiten vielen IT-Verantwortlichen Sorgen. Doch sie können entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen.

Im Vergleich dazu bieten selbst einfache Dropbox-Lösungen für Privatanwender eine höhere Sicherheit beim Datentausch. Schließlich erlauben sie nur nach einer Identifizierung den Zugriff auf für den jeweiligen Nutzer freigegebene Dateien. Diese lassen sich auch nicht ohne weiteres kopieren oder herunterladen, wenn diese Funktionen nicht freigeschaltet sind. Zudem können die Dateien nach einer gewissen Zeit wieder gelöscht werden.

Schwächen und Stärken von Dropbox-Lösungen

Doch für den Unternehmenseinsatz reicht dieser Grundschutz nicht, da sich die meisten Sicherheitsfunktionen von öffentlich verfügbaren Filesharing-Diensten relativ leicht umgehen lassen. Viele Firmen reagieren entsprechend mit einem Nutzungsverbot der Angebote. Dies führt jedoch schnell zu unzufriedenen Mitarbeitern, denen die klassischen Enterprise-Lösungen für den Austausch großer Dateien wie SharePoint, FTP-Server oder das Ablegen in der Ordnerstruktur auf den Servern zu kompliziert und zeitraubend ist.

Dropbox-Dienste erfordern dagegen nur wenige Eingaben bei der Anmeldung, sind sofort überall mit jedem Gerät nutzbar, die persönliche Ordnerstruktur lässt sich beliebig einrichten und die Zugangsdaten sind schnell verschickt. Zudem lassen sich Dateien für bestimmte Nutzer für eine festgelegte Zeitspanne freigeben und gerade bearbeitete Dokumente sind für andere Anwender gesperrt. Dropbox und andere Online-Speicherdienste werden daher nicht nur zum Datenaustausch, sondern auch zur Synchronisation von Dateien zwischen Geräten oder zur Online-Datensicherung genutzt.

Sichere Dropbox-Alternative im Test
Novell Filr dient dazu, den Benutzern eine einheitliche Sicht auf ihre Dateien zu bieten, unabhängig davon, auf welchen Servern oder Storage-Systemen sie gespeichert sind. Es unterstützt dabei den Zugriff durch verschiedene Clients, auch von mobilen Geräten außerhalb der Firewall.
Das Abonnieren von Dateien ...
... und Ordnern sorgt für eine Benachrichtigung, sobald es etwaige Änderungen gibt.
Aus den Benutzereigenschaften ...
... der Verwaltungskonsole sind auch die jeweiligen Benutzerprofile erreichbar.
Der Filr-Admin kann jedem Benutzer ...
... individuelle Freigaberechte einräumen, die ggf. gesetzte globale Freigaberechte überschreiben.
Hinsichtlich des Zugriffs externer Benutzer ...
... unterstützt Filr eine Gastzugriffoder den Zugriff via OpenD.
Im Web-Client lassen sich ...
... Dateien online und offline bearbeiten direkt aus dem integrierten Viewer.
Das Hochladen von Dateien ...
... ist auch via Drag&Drop möglich.
Eine Versionierungverwaltung gibt es nicht.
Die entspricht nicht der Philosophie von Filr als auf DateisystemEbene arbeitende File-Sharing-Lösung.
Filr lässt sich in einem schmalen Setup ...
... mit einer VA oder getrennten VA für Filr, Lucene und Datenbank betreiben.
Das Vergeben ...
... von Freigaben auf Objekt-Ebene.
Der Filr-Admin kann sämtliche ...
... eingerichteten Freigaben zentral verwalten.
Ein mobiler Zugriff ...
... muss vom Filr-Admin explizit erlaubt werden.
Den Standard-Editor ...
... kann jeder Benutzer individuell festlegen.
Die Konfiguration der Appliance ...
... an sich ist ebenfalls über ein Web-Interface möglich.
Filr bietet neben Web- und Mobil-Client ...
... auch eine native Software für Windows und Mac.
Der native Client schließt ...
... unter anderem Zugang zur Filr-Konsole.
Der native Client synchronisiert ...
... nach Benutzereingriff, nach Zeitplan oder automatisch beim Login.
Selbstverständlich arbeitet auch der ...
... native Client durchgängig SSL-verschlüsselt.
Der Mobil-Client ...
... unterstützt derzeit das Löschen und Freigeben von Dateien und Ordnern noch nicht.

„Enterprise Dropbox“: Die Cloud-Vorteile nutzen

Um von diesen Vorteilen zu profitieren, sollten Unternehmen durchaus in Erwägung ziehen, Dropbox-ähnliche Lösungen einzuführen. Dabei ist aber Voraussetzung, dass sensible Daten zuverlässig geschützt und nicht über unsichere, öffentlich zugängliche Dienste ausgetauscht werden. Entsprechend empfiehlt sich die Verwendung einer sogenannten „Enterprise Dropbox“.

Diese bietet neben den bereits genannten Vorteilen weitere Pluspunkte. Neben dem verstärkten Schutz durch eine Private Cloud oder die Installation im eigenen Rechenzentrum erhöht sich auch die Sicherheit bei der mobilen Nutzung. Wird zum Beispiel ein Word-Dokument per E-Mail verschickt und geht das Gerät verloren, lässt sich die Datei vom Finder relativ einfach aufrufen. Greift der Besitzer dagegen über eine Dropbox-Lösung mobil auf die Datei zu, wird sie nicht auf dem Gerät gespeichert. Zudem kann die Datei aus dem Verzeichnis gelöscht werden, so dass sie auf allen vernetzten Geräten verschwindet.

Auswahlkriterien für eine Enterprise Dropbox

Bei der Auswahl einer Enterprise-Lösung à la Dropbox sind jedoch zwei Bereiche zu beachten. Der erste und naheliegende ist der Funktionsumfang. Die Anwendung sollte alle wichtigen Optionen bereitstellen, die das Unternehmen benötigt. Zudem sind der Umfang und die Integrierbarkeit der Sicherheitsfunktionen in das bestehende Netzwerk zu prüfen. Die Lösung sollte neben einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem umfassendem Rechtemanagement aktuelle Verschlüsselungsmethoden auf Dateiebene nutzen.

Der zweite Bereich ist die Oberfläche. Da viele Mitarbeiter bereits einen Filesharing-Dienst nutzen, sollte das eingeführte System ähnlich bedienbar sein wie die mehrheitlich genutzten Anwendungen. Da die Ermittlung der optimalen Lösung aufgrund der zahlreichen verfügbaren Angebote sehr komplex ist, sollten externe Dienstleister und Channel Partner entsprechende Dienste anbieten.

Cloud-Speicher: die richtige Variante

Falls keine Anwendung verfügbar ist, die alle Voraussetzungen erfüllt, kann das Unternehmen oder der Reseller entweder eine bestehende Lösung anpassen, sofern dies der Anbieter erlaubt, oder eine neue Anwendung von Grund auf neu programmieren.
Welche Variante in Frage kommt, hängt von den Ansprüchen des Unternehmens, dem zeitlichen und finanziellem Aufwand sowie den verfügbaren Ressourcen ab. Eine eigenständige Entwicklung lässt sich zwar ideal auf die Bedürfnisse maßschneidern. Doch Fehlerfreiheit und hohe Stabilität sind oft nicht von Anfang an gewährleistet, da die Erfahrungen im praktischen Einsatz fehlen. Hier punkten bestehende Angebote, die bereits seit Jahren genutzt werden und keine großen Fehler mehr enthalten.

Die Anwendung lässt sich dann im Rechenzentrum des Unternehmens installieren oder in der Private Cloud. Sie ist zudem auch als Hybrid-Lösung nutzbar. Die Lösung im eigenen Rechenzentrum ist aus Sicherheitsgründen ideal, um den Zugriff streng zu regulieren, wenn viele persönliche oder sensible Informationen ausgetauscht und bearbeitet werden. Sie eignet sich auch bei einer großen internen Nutzerbasis im eigenen Netzwerk. Jedoch erfordert sie eine eigene Administration des Unternehmens oder des externen Dienstleisters mit dem entsprechenden Aufwand.

Günstiger ist die Cloud-Variante, da sich hier der Dienstleister um Betrieb, Management und Wartung kümmert. Private-Cloud-Angebote gewährleisten ein hohes Sicherheitsniveau. Daher bietet sich diese Lösung an, wenn viele mobile Mitarbeiter oder externe Partner auf die Daten zugreifen. Eine Lösung auf Basis einer Public Cloud kommt dagegen aus Sicherheitsgründen kaum in Frage und eine hybride Cloud-Lösung eignet sich nur in Einzelfällen, da das Management dafür sehr komplex ist.

Bei jeder Cloud-Lösung muss aber stets darauf geachtet werden, wo die Daten gespeichert sind und welche Sicherheitsvorkehrungen existieren. Befindet sich das Rechenzentrum des Anbieters in den USA, ist häufig aufgrund des Patriot Act die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und Datenschutzrechten gefährdet – sowie das geistige Eigentum der Firma. Ähnliches gilt für viele weitere Länder. Zudem sollte der Dienstleister über klare Verpflichtungen und Service Level Agreements wichtige Punkte wie Redundanz bei Serverausfall, Backup, Verfügbarkeit und Performance gewährleisten.

Tools für die Cloud-Daten -
Tools für die Cloud-Daten
Für die meisten Anwender ist der Einsatz von Cloud-Speicher wie Dropbox oder die Verwendung von Google Docs bereits ein fester Bestandteil ihrer Arbeit. Wir stellen Tools vor, die diese Arbeit erleichtern und verbessern können.
Die Installation startet sofort:
Wer die Software für Google Cloud Connect verwenden will, bekommt sie nach dem „Abnicken“ der Nutzungsbedingung direkt auf seinem System installiert – eine weitere Auswahl steht leider nicht zur Verfügung.
Augenfällige Veränderung:
Nach der Installation der Google-Software zeigt sich ein Plugin in den Anwendungen von Microsoft Office.
Warnung von der Online-Anwendung:
Die Google Webseite kann nicht verifizieren, dass es sich bei der Anwendung wirklich um Google Cloud Connect handelt.
Eine wenig befriedigende Erläuterung:
Hier wird eine Softwarebibliothek auf das System installiert, die von der Anwendung BoxCryptor benötigt wird. Welchem Zweck sie (erlaubt leichtere Einbindung Dateisystem-Treiber – entspricht der Fuse-Library unter Linux) dient, muss der Anwender selbst herausfinden.
BoxCryptor steht auch auf Android- und iOS zur Verfügung:
Der Hinweis auf ein Backup der Konfigurationsdatei ist gut und kommt zum rechten Zeitpunkt bei Abschluss der Installation.
Die Oberfläche von BoxCryptor:
Sie bietet insgesamt nicht allzu viele Einstellmöglichkeiten, da der Einsatz mehrerer verschlüsselter Container erst in der kostenpflichtigen Version möglich ist.
Gut, wenn der Anwender weiß, was auf seinem PC installiert ist:
Die Software SecretSync benötigt Java, damit sie richtig arbeiten kann.
Ein wichtiger Hinweis:
Im Gegensatz zur Lösung BoxCryptor wird der Ordner von SecretSync nicht immer Dropbox-Ordner angelegt – die Lösung verschlüsselt die Dateien und synchronisiert sie dann in den Ordner hinein.
Eher unauffällig:
Die Anwendung SecretSync benötigt keine aufwändige Oberfläche und ist im Prinzip nur durch die Links im Startmenü und/oder auf dem Desktop sichtbar.
Verschlüsselte Dateien auch über die Plattform-Grenzen hinweg:
Der Client von SecretSync arbeitet auch unter MacOS X in der gleichen unauffälligen Weise wie auf den Windows-Systemen.
Jeden Speicherplatz im Internet direkt im Windows-Explorer einbinden:
Mit dem Gladinet Cloud Desktop ist das ziemlich einfach möglich. So verliert selbst die Einbindung des Windows Live Skydrive ihre Schrecken.
Vielfältige Möglichkeiten:
Fast alle großen Provider von Cloud-Space stehen vorkonfiguriert zur Verfügung, aber auch die Anbindung eigner FTP-Server ist beispielsweise möglich.
Umfangreiche Konfigurationseinstellungen und die zukünftige Anbindung an den eigenen Cloud-Bereich des Herstellers:
Schon die freie Version des Cloud Desktop bietet viele Möglichkeiten.
Wer Linux-Erfahrung und die nötige Geduld besitzt, der kann mit dieser Software seine eigene Cloud-Installation aufbauen:
ownCloud kann sowohl auf gemieteten Web-Space als auch direkt auf einem eigenen Server betrieben werden.
Das können viele andere Cloud-Tools nicht:
Das Projekt „ownCloud“ bietet nicht nur viele Möglichkeiten bei der Konfiguration sondern eine – wenn auch noch nicht komplette – Unterstützung der deutschen Sprache an.
Einfache Oberfläche und schnelle Konfiguration:
Mit der Software BDrive ist ohne viel Umstände möglich, schnell und einfach einen eigenen Cloud-Server aufzusetzen.
Der BDrive-Server auf einem System unter MacOS X Snow Leopard:
Kaum Unterschied zur Windows-Version und genauso einfache Installation und Konfiguration. Das Passwort für den Zugriff sollte man aber auf jedem Fall explizit setzen.
Die eigene „BDrive-Cloud“ von der Client-Seite aus:
Die Software BDrive Classic steht im Android Market kostenlos bereit und kann problemlos sowohl auf den Server auf dem Windows- als auch auf den Server auf dem MacOS zugreifen.
Die Verzeichnisse stehen direkt auf dem Android-System (hier unter Android 2.2) zur Verfügung:
Auch der Zugriff auf die Dateien klappt problemlos.

Schritt für Schritt zur unternehmenseigenen „Dropbox“

Die Einführung einer Enterprise-Dropbox-Lösung läuft wie jede andere Installation. Zuerst ist festzustellen, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen welche Filesharing-Lösung einsetzen. Dies lässt sich in einer Umfrage feststellen, die nicht nur die berufliche Verwendung, sondern auf freiwilliger Basis auch die private umfasst. Nach der Entscheidung und der Bereitstellung des neuen Systems sollte dieses zuerst als zusätzliche Auswahlmöglichkeit bereitstehen.
Dabei sind Bedienung und Funktionen übersichtlich vorzustellen. Zudem sollte es einen Anreiz zum Ausprobieren geben, damit die Mitarbeiter die Lösung schneller akzeptieren und Erfahrungen sammeln. Auch sollten Benutzer auf bestehende Datenschutzrichtlinien wie die Nutzung geschäftlicher Daten auf privaten Geräten hingewiesen werden.

Dazu hat eine Enterprise-Dropbox-Lösung im Vergleich zu existierenden Anwendungen auch einen echten Mehrwert zu bieten, zum Beispiel eine einfachere Bedienung, eine schnellere Synchronisierung zwischen Geräten oder eine Integration in berufliche Anwendungen. Hat sich die Lösung etabliert, sollte sie schrittweise vorgeschrieben werden, sich in immer mehr Anwendungen direkt öffnen lassen und als Mobile App bereitstehen. Falls Partner oder Kunden andere für den Unternehmenseinsatz geeignete Dropbox-Lösungen verwenden, lassen sich Dokumente trotzdem ohne Probleme austauschen, da das Ordnerverzeichnis die Basis bildet. So sind auch Verknüpfungen mit anderen Angeboten einfach möglich. (rb)