Cloud-ERP für ein Startup

Das Startup IoTmaxx ist Spezialist für industrielle Internet-of-Things-Anwendungen (IIoT) für unterschiedliche Branchen. Im Mai 2020 gestartet, entwickelt das Unternehmen Hard- und Software-Lösungen zur Datenübertragung von Maschinen und Systemen. Zu den Kunden gehören Unternehmen, die Fernwartungslösungen ermöglichen und Bedarf für digitale Mehrwertdienste und Predictive-Maintenance-Lösungen haben. Dazu zählen Firmen aus Bereichen der Automatisierungstechnik, dem Gebäudemanagement, dem Ingenieurswesen, dem Bau- und Verkehr sowie Energienetzbetreiber und viele mehr.

"Für den Start unseres Unternehmens haben wir uns für die Cloud-ERP Lexbizz entschieden. Genau wie wir setzt die Lösung auf Cloud-Technologie, eine offene Plattformarchitektur und die Integrationsfähigkeit mit Drittanwendungen; damit wächst sie mit unseren Anforderungen mit und hilft uns zu skalieren. So können wir richtig durchstarten," meint Christian Lelonek, Geschäftsführer IoTmaxx GmbH zu seiner Entscheidung.

Die Lösung auf einen Blick

Start mit Herausforderung: Gründung in der Corona-Krise

IoTmaxx startete sein operatives Geschäft im Mai 2020 - mitten in der Corona-Krise. Da das fünfköpfige Team von Anfang an in unterschiedlichen Städten arbeitete, waren Lockdown und Kontaktbeschränkungen für die Team-Mitglieder kein Problem. "Wir sind ein echtes Cloud-Unternehmen - und suchten entsprechend auch nach einer Lösung, die uns dieses standortunabhängige Arbeiten ermöglicht," erinnert sich Lelonek.

Dass sie ihre Firma nicht mit Word und Excel gründen wollten, war von Anfang an klar. Die Geschäftsführer, erfahren im Konzern- und Agenturumfeld, suchten eine Unternehmenssoftware, die schnell einsatzbereit ist, smarte Prozesse einführt und flexibles Wachstum ermöglicht. "In meiner Konzernzeit hatte ich selbst die Mammut-Einführung einer SAP-Lösung begleitet und wusste genau: Bei uns muss das schneller gehen," schildert Lelonek seine Erwartungen.

Wichtig war, dass die Lösung relevante Abläufe der Kundenakquise, -kommunikation und -beziehungspflege abdeckt, damit sich die Firma schnell einen Kundenstamm aufbauen kann. Auch Marketingkampagnen und Vertriebsaktivitäten sowie ein externes Lager mussten transparent abgebildet werden. Alle Unternehmensbereiche sollten in einem System miteinander integriert sein.

Bestmögliche Lösung, richtiger EDV-Partner

Bei der Suche nach einer geeigneten Software entschied sich IoTmaxx zunächst für einen regionalen Partner. "Dieser stellte uns Lexbizz vor, die uns durch ihren intuitiven Aufbau, die einfache Nutzung und das transparente Konditionenmodell rasch überzeugte. Ich erkannte sofort: Diese ERP-Lösung passt zu uns," so Christian Lelonek. Dann fiel mitten in den Projektplanungen der Partner aus. "Das hätte ein herber Rückschlag werden können, doch das Hersteller-Team sprang sofort ein und empfahl uns S+S Softwarepartner," erinnert sich der Geschäftsführer. Gleich nach dem Erstkontakt im Mai 2020 war S+S bereit, das Projekt zu übernehmen. "Dieser Elan und die Hands-on-Mentalität bestärkten uns in unserer Wahl."

Voraussetzungen

Schnell zum Erfolg: ERP-Lösung in kürzester Zeit implementiert

Ursprünglich wollte IoTmaxx im Mai 2020 seine Webseite launchen und im Juni das ERP-System live stellen. Durch den Wegfall des Partners schien dieser straffe Zeitplan nicht eingehalten werden zu können. "Da aber das operative Geschäft durch Corona ein wenig langsamer anlief als erwartet, konnten wir durch einen strukturierten Projektplan, intensives Online-Training und viel Disziplin aller Beteiligten das Projekt mit nur wenig Verzögerung durchziehen," so Lelonek.

Große Chancen bot der Start auf der grünen Wiese und das konsequente Vertrauen in die Standardprozesse der ERP-Lösung. Unternehmen können allein durch die Einführung eines Standard-ERP-Systems mit seinen vielen Best-Practice Prozessen von einer ganzen Reihe von Optimierungspotenzialen profitieren. Bei IoTmaxx gab es zum Start keinen Bedarf an angepassten Prozessen; das Team benötigte vor allem CRM und Warenwirtschaft.

IoTmaxx

Da ausschließlich auf die Standards gesetzt wurde, verlief die Einführung schnell. Die Mitarbeiter konnten ebenfalls fokussiert auf die Standards geschult werden und setzen diese auch heute noch genauso ein. "Wir wollten keine individuellen Prozessanpassungen, durch die wir viel Zeit verlieren und uns unnötige Komplexität einbauen," so Lelonek. "Wir haben uns völlig auf die bestehenden Workflows verlassen. Dass das die richtige Entscheidung war, hat sich im Nachhinein bestätigt."

Besonders hilfreich für den reibungslosen Projektverlauf und den schnellen Einsatz der ERP-Lösung war das Testsystem, das vorab zur Verfügung stand. "S+S schulte uns auf dem Testsystem, wir konnten uns austoben und die Workflows kennenlernen. Durch die enge Betreuung unseres Partners waren wir schnell fit im System - bei Fragen stand uns das Team mit spontanen Videosessions, Screen Sharing und First Level Support stets zur Seite," lobt Lelonek.

Kickstart von IoTmaxx

Das Wichtigste im Blick: 360°-Transparenz über die Kundenentwicklung

IoTmaxx nutzt Lexbizz vornehmlich für Warenwirtschaftsvorgänge, Marketing und Vertrieb sowie das Kundenmanagement. Der größte Mehrwert ist hierbei die volle Transparenz über die Kundenentwicklung. "Wir haben es mit langwierigen und individuellen Projekten zu tun, unser Kaufzyklus dauert mehrere Wochen. Dank der Lösung hat das gesamte Team vom Erstkontakt bis zum Abschluss eine 360-Grad-Transparenz über die Kundenentwicklung," so Lelonek. Und durch die Windows-Exchange-Integration können direkt aus dem Posteingang heraus neue Interessenten und Kontakte erstellt werden, die dann darin übertragen werden.

Transparente Kollaboration: Datenzugriff und Zusammenarbeit von überall

IoTmaxx hat zwar eine Bürozentrale in Hannover, die Mitarbeiter arbeiten aber vorwiegend an unterschiedlichen Standorten. Dank der Cloud-Architektur können alle orts- und zeitunabhängig auf das System zugreifen. Von der Produktverfügbarkeit über Preise und Konditionen bis hin zu Angebots- und Auftragsstatus sind alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Informationsstand. Auch die Vertriebsdaten weiterer externer Vertriebspartner lassen sich durch Schnittstellenintegration ins System importieren. So bedarf es keiner umständlichen Abstimmungen zwischen den Mitarbeitern, jeder kann eigenständig agieren und sich auf die Produkte, Kundenakquise und Projekte konzentrieren.

Externes Lager im Griff: Dienstleister mit definierten Zugangsrechten

Seine eigenentwickelten und in Deutschland produzierten Industrie-Router und programmierbaren Gateways lagert IoTmaxx in einem externen Lager, das von einem Logistikdienstleister betreut wird. Räumlich getrennt, greift der Lagerist auf das zentrale System Lexbizz zu. Dank des festlegbaren Rollenkonzepts und eingeschränkter Berechtigungen sieht er dort nur, was er für die Warenabwicklung benötigt. "Wir bewegen pro Jahr einige Tausend Gateways und ebenso viele Router. Unser Lagerdienstleister verschickt tagtäglich Sendungen, verbucht Eingänge, lagert Ware ein," so Lelonek, "dabei sind wir stets im Bilde, wo wir mit unserem Warenstand stehen."

Lexbizz

Wichtige Unternehmens- und Kundenkennzahlen im Blick

"Das Management-Dashboard ist genau meins," lacht Christian Lelonek. "Ich erkenne sofort, wie viele Kunden in den letzten 30 Tagen angelegt, wie viele Aufträge verfasst wurden und wie der Vorlauf der Rechnungen, der Erlöse und der Liefereingänge von Lieferanten ist." Besonders wertvoll findet der Geschäftsführer die Ampelübersichten: Durch die farbliche Darstellung der wichtigsten Kennzahlen in grün, gelb oder rot lässt sich auf einen Blick erkennen, wo das Unternehmen gerade steht und wo er eventuell eingreifen muss.

Vom Kickstart zum Wachstumsmotor: Startup IoTmaxx will hoch hinaus

Die Corona-Krise war zwar eine unvorhersehbare Herausforderung für das aufstrebende Startup-Team, doch das Interesse an den IoT-Lösungen des Unternehmens ist riesig. "Wir wollen wachsen. Wir müssen wachsen. Daher planen wir weitere Mitarbeiter im Service und Vertrieb, um der hohen Kundennachfrage nachzukommen und um viele weitere Projekte anzugehen," so Lelonek. Dass er dank der flexiblen Nutzerkonzepte problemlos neue User hinzubuchen kann, gibt Lelonek ein gutes Gefühl. "Die Plattform wächst mit uns, darauf kann ich mich verlassen."

Und wenn zukünftig auch die Beratung vor Ort wieder zunimmt, ist IoTmaxx gewappnet: Module wie die Außendienststeuerung sind wertvolle Erweiterungen im System, mit denen sich die veränderten Services des Unternehmens passgenau abbilden lassen. Christian Lelonek ist überzeugt: "Mit dieser smarten Business-Lösung können wir richtig so durchstarten und uns darauf konzentrieren, unsere Kunden mit den zukunftsweisenden Lösungen von IoTmaxx erfolgreich zu machen."