Rechnungs-Workflows automatisieren mit Systemhäusern

Candis will Unterschriftenmappen abschaffen

18.06.2021 von Ronald Wiltscheck
Immer noch werden viele Rechnungen in Papierform verschickt, und sogar wenn sie als PDF in der Finanzbuchhaltung landen, müssen sie dort oft noch händisch „angefasst“ werden. Das muss nicht sein, denn es gibt am Markt einige interessante Rechnungsautomatisierungslösungen, etwa die von Candis.
In vielen deutschen Unternehmen ist es noch Usus, dass Rechnungen vom Berechtigten unterschrieben werden müssen, bevor sie zur Auszahlung freigegeben werden. Mit dem System von Candis erfolgt dieser Prozess voll digital.
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Das 2015 gegründete Softwarehaus Candis hat bisher seine Buchhaltungsautomatisierungslösung vorwiegend über Steuerberater vermarktet. Seit Anfang 2021 sind nun auch Systemhäuser an Bord. Für diese hat das Berliner Unternehmen ein spezielles Partnerprogramm, das Cloud Boost, ins Leben gerufen.

Einige Systemhäuser hat Candis für den Vertrieb und für die Implementierung der eigenen Software bereits begeistern können, etwa Mahr EDV aus Berlin oder Kutzschbach Innovations aus Augsburg. Insgesamt möchte das Softwarehaus 50 weitere Vertriebspartner in Deutschland für sich gewinnen. Hierbei könnte auch die Systemhauskooperation Comteam Candis helfen.

Mit Künstlicher Intelligenz das Rechnungschaos beseitigen

Wenn man Christopher Becker, einen der beiden Candis-Gründer, fragt, was sein eigentliches Anliegen ist, dann antwortet er ganz knapp: "Pendelmappen abschaffen!" Er möchte nämlich den Rechnungsworkflow in Unternehmen komplett digitalisieren, so dass seine Kunden auf Papierrechnungen komplett verzichten könnten. Dabei hat der Geschäftsführer einen Großteil des deutschen Mittelstands im Visier - im Prinzip alle Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern.

Auf dem digitalen c.m.c.-Kongress 2021 war Candis mit dem Vertriebspartner Kutzschbach vertreten.

Bei ihnen allen will Becker endlich "mit dem Belegmüll aufräumen", also die mühselige Handhabung der Papierbelege abschaffen. Dabei setzt die Cloud-basierte Software von Candis auch auf Methoden der "Künstlichen Intelligenz". Das heißt, Candis prüft den Rechnungseingang, checkt die Inhalte der digitalen Dokumente, setzt den vom Kunden vorgegebenen Freigabeprozess in Gang, prüft dabei alle Schritte auf deren Richtigkeit und gibt am Schluss die Zahlungsanweisung frei.

Die in der Software enthaltene "Intelligenz" ist dabei laut Becker durchaus in der Lage, Rechnungsduplikate als solche zu erkennen und verhindert damit wieder zu stornierende Doppelbuchungen. Der Kunde selbst bleibt dabei stets bestens über seine aktuelle finanzielle Lage informiert und kommt damit nicht so schnell in die Bredouille in Zahlungsschwierigkeiten zu gelangen.

Candis offeriert seine Rechnungsautomatisierungslösung in insgesamt vier Varianten:

In der Basisversion verarbeitet die Software bis zu 200 Rechnungen pro Monat, bis zu zehn Nutzer unter einem Account sind hierbei zugelassen. In der "Growth"-Version können bis zu 500 Rechnungen monatlich verarbeitet werden - von maximal 20 Nutzern in insgesamt fünf Accounts. Gleich zehn Accounts erlaubt die Premium-Variante der Candis-Software. Hier können bis zu 50 Nutzer maximal 800 Rechnungen pro Monat verarbeiten. Und wem das alles immer noch nicht reicht, der kann auf die "Custom"-Variante zurückgreifen, hier ist alles Verhandlungssache.

Zehn Millionen Euro Marketinggelder

Um neue Vertriebspartner zu gewinnen hat Candis bereits im ersten Quartal eine große Marketingoffensive gestartet. Insgesamt zehn Millionen Euro hat das Softwarehaus bereitgestellt, um Partnern zu helfen, ihre Kunden zu digitalisieren. So unterstützt Candis Reseller finanziell bei Aktivitäten zur Neukundenakquise, etwa bei speziellen Kundenevents und weiteren größeren Marketingaktionen, etwa bei Webinaren, mit mindestens 5.000 Euro.

Der Einstieg bei Candis gestaltet sich für interessierte Systemhäuser denkbar einfach - laut dem Hersteller ist das ganze innerhalb einer Stunde erledigt. Und das nicht nur, weil keine Installation nötig ist, sondern auch weil auch die Integration eigener Prozesse in die Rechnungsautomatisierungslösungen schnell vonstattengehen soll. So kann der Partner sofort die Software von Candis selbst nutzen - kostenlos und lebenslang, verspricht der Hersteller. Und beim Wiederverkauf der Rechnungsautomatisierungssoftware gibt es bis zu 25 Prozent Provision.

Außerdem unterstützt der Hersteller seine Reseller beim Vertrieb mit interessanten Bundles - etwa mit Microsoft 365, mit Scannern zur Digitalisierung der Papierrechnungen, mit weiterer Hardware oder auch mit der Datev-Software. Ferner finden sich auf der Candis-Website viele nutzwertige Ratgeber, etwa zum Umgang mit Rechnungen der Amazon Marketplace-Händler.