Mobiles Arbeiten, vernetzte Strukturen und ökologische Aspekte sind nur einige der Rahmenbedingungen, denen sich die Arbeitswelten der Zukunft stellen müssen. In der Forschungsinitiative "Office 21" unter Federführung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) haben sich rund 20 Projektpartner zusammengefunden, um gemeinsam die Anforderungen an eine moderne Office-Infrastruktur auszuloten. Dabei gehen sie unter anderem den Fragen nach, wie Büro- und Wissensarbeitsprozesse gestaltet sein müssen, um die Leistungsfähigkeit und Kreativität von Mitarbeitern zu fördern, welche räumlichen und technologischen Infrastrukturen diesbezüglich beachtet werden müssen und welche Entwicklungen man beachten muss, um zukunftssichere Lösungen umsetzen zu können.
Projekt "Office21"
In der Initiative "Office 21" haben sich Projektpartner aus den unterschiedlichsten Branchen zusammengefunden, von IT-Firmen wie Cisco, Intel oder Kyocera über TK- und Elektronikanbieter wie Schulte Elektrotechnik, die Deutsche Telekom oder Heldele, Büromöbelanbieter und Innenausstatter bis hin zu Anwendern wie der Deutschen Bank oder der Bank Santander.
Im Rahmen des Forschungsprojekts hat Drucker- und Kopiererspezialist Kyocera gemeinsam mit dem IAO die Studie "Bürowelten der Zukunft" aufgelegt. Zum einen wurden Experten aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen in Deutschland und Österreich befragt, darunter Spezialisten vom Branchenverband Bitkom, dem Umweltbundesamt, des DGBs und der ChannelPartner-Schwesterpublikation Computerwoche. Zum anderen wurden aus einem Pool von 1.200 Nutzern von Kyocera-Produkten rund 100 Anwender für die Erhebung herangezogen. So konnte auch erfasst werden, ob Experten künftige Entwicklungen anders einschätzen als die Anwender.
Die Fragen gliederten sich in drei Themengebiete: die künftig eingesetzten Technologien, die Organisation der Büroarbeit sowie Nachhaltigkeit und Umweltaspekte.
Das Büro wird mobil
Experten wie auch Anwender sind sich einig: Mobiles Arbeiten wird an Bedeutung gewinnen. "Alle Büro- und Wissensarbeiter werden zumindest teilweise auch zu Hause arbeiten", prognostiziert Stefan Rief, Leiter des Competence Centers Workspace Innovation am IAO. Die festen Strukturen, in der Büroarbeit heutzutage häufig stattfindet, werden aufgebrochen. Die Bürotechnik der Zukunft wird einen virtuellen Arbeitsraum erschaffen, der das Arbeiten vor Ort unnötig macht, weil er einfach aufzubauen und realitätsnah ist. Der These, dass wir in Zukunft über längere Phasen lediglich virtuell mit unseren Kollegen vernetzt sein werden, stimmen zwei Drittel der Experten und sechs von zehn Anwendern zu.
Dies führt auch dazu, das Privatleben und Beruf miteinander verschmelzen. Die Arbeitszeit kann an private und an Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Ein wichtiger Faktor ist dabei die Heimarbeit: Drei von vier Experten halten das Home-Office, das sich in vielen Unternehmen schon als Möglichkeit zur flexibleren Arbeitszeitgestaltung etabliert hat, im Büro der Zukunft für eine Selbstverständlichkeit. Allerdings gibt es auch Kritikpunkte, die in den Freifeldern der Studie geäußert wurden. So wird durch zunehmende Virtualisierung "sozialer Zerfall" befürchtet.
Technik muss auch schön sein
Bei der Raumausstattung wird das Thema Design noch wichtiger. Dies schlägt sich auch bei den verwendeten IT-Geräten nieder. Gerade Hersteller von Druckern und Kopierern haben bisher die Gestaltung der Funktion untergeordnet. Das könnte sich jetzt ändern.
Jeder zweite Experte denkt, dass Drucker, Kopierer und Multifunktionssysteme in der Zukunft genauso designorientiert sein werden wie Handys, Notebooks und PCs. Die Zustimmungsrate bei den Anwendern liegt sogar bei über 60 Prozent. Design und Sinnlichkeit spielen eine immer größere Rolle. So glauben 55 Prozent der Experten und mehr als 60 Prozent der Anwender, dass sich die Technik auch im Bereich der Multifunktionssysteme, die bisher eher einen praktischen als einen sinnlichen Nutzen innehatten, Design- und Raumkonzepten angleichen muss. Wie aber ein "sinnlicher Drucker" künftig aussehen wird, darüber dürfen sich nun die Produktdesigner den Kopf zerbrechen.
Das papierlose Büro bleibt Utopie
Technologien, Materialien und Gestaltungskonzepte der Zukunft werden in hohem Maße von ökologischen Aspekten bestimmt. Dem stimmen nahezu alle Experten aus der Befragung zu, jeder dritte sogar ohne Einschränkung. Das bestätigt sich in den individuellen Kommentaren der Experten: Der Ausdruck "Green IT" fällt wiederholt. Dazu zählen die Experten etwa die automatische Steuerung von Umgebungsfaktoren wie energiesparende Beleuchtungslösungen und Geräte sowie CO2-Kompensationsmechanismen. Auch die Anwender erwarten in Zukunft überwiegend ein grünes Büro; fast 60 Prozent stimmen dieser These zu.
Dabei glauben drei Viertel der Experten, dass der "Carbon Footprint" künftig eine wichtige Unternehmenskennzahl wird. "In 25 Jahren wird der ökologische Aspekt der Nachhaltigkeit fester Bestandteil in der Gestaltung von Büro- und Wissensarbeit sein", glaubt auch Fraunhofer-Forscher Rief.
Doch allen ökologischen Bemühungen zum Trotz: An das papierlose Büro glauben nur wenige: Lediglich jeder vierte Experte kann sich einen Arbeitsplatz ohne Papier vorstellen.
Allerdings werden künftig andere Anforderungen an die Verfügbarkeit der Ausdrucke gestellt. Durch die wachsende Mobilität wächst auch die Anforderung an entsprechende Druckmöglichkeiten. Eine Lösung wären flächendeckende, Cloud-basierte "Points of Print", die es jedem im öffentlichen Raum ermöglichen, Dokumente aus dem Internet abzurufen und mobil auszudrucken, wo er sie benötigt (siehe Grafik XXX). Immerhin die Hälfte der Befragten hält dieses Szenario für realistisch. (awe)