Läuft so Ihr Arbeitsalltag als Führungskraft ab? Sie gehen durch Ihre Büroräume, schauen mal hier, mal dort Ihren Mitarbeitern zu, wie die in ihre Arbeit vertieft sind. Der ein oder andere bemerkt Sie und fragt, ob es etwas gibt. Sie erwidern nur, dass alles in Ordnung ist und der Mitarbeiter setzt daraufhin seine Arbeit einfach fort. So schlendern Sie gemütlich durchs Büro - alles läuft endlich so, wie es eigentlich schon immer laufen sollte.
Die Mitarbeiter machen ihren Job, sind zufrieden damit und Sie haben alles in der Hand, ohne dabei alles selbst machen zu müssen. Sie sind immer ein bis zwei Schritte voraus und können sich so in Ruhe auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Überstunden fallen kaum bei Ihnen, oder Ihren Mitarbeitern an. Ihre Kunden, Ihre Mitarbeiter und auch Sie selbst sind einfach rundum zufrieden.
Schön wär's! Die Wirklichkeit sieht anders aus. Bei vielen Führungskräften nämlich eher so: Sie hetzen von Termin zu Termin. Es kriselt ständig an allen Ecken und Enden. Und Sie müssen sich um jeden kleinen Mist selbst kümmern, weil sonst alles nur noch viel schlimmer wird. Manchmal haben Sie das Gefühl, oder vielleicht sogar auch die Gewissheit, dass Sie besser dran wären, wenn Sie gleich alles alleine machen, statt dass das Ihre Mitarbeiter für Sie erledigen, richtig? Und die Ihnen unterstellten Führungskräfte haben auch keinen Mumm. Sobald auch nur die kleinste Schwierigkeit auftaucht, gehen die in Deckung und Sie dürfen dann die Suppe auslöffeln, die andere Ihnen eingebrockt haben. Vielen Dank auch!
Außerdem sitzen Ihnen ständig die anderen Abteilungen im Nacken, die mal dies, mal das von Ihnen zugearbeitet haben wollen. Und wenn Sie denen das nicht sofort herbeizaubern, schwärzen die Sie auch noch beim Chef an. Dann heißt es wieder einmal "unkooperativ" und "früher ist das ja auch gegangen". Klar Ihr Vorgänger hatte die halbe Arbeit mit doppelt so viel Personal erledigt. Und wenn Sie mal was hinzaubern, zum Beispiel die Herstellkosten für ein Produkt um satte 25 Prozent senken und dabei sogar noch die Qualität steigern, dann wird auch nur wieder daran rumgemeckert, dass das immer noch zu teuer ist.
Und dann auch noch das: Sie und Ihre Mitarbeiter reißen sich den Hintern auf, weil die Konstruktionspläne für das Produkt so unendlich schlecht sind und Sie das alles erst noch überarbeiten müssen, außerdem fehlen noch wichtige Angaben, und die in der Konstruktionsabteilung schieben einen Lenz. Kommen später, machen ausgiebige Mittagspausen und gehen dafür auch noch viel früher. Frei nach dem Motto: Wer später kommt, kann früher gehen. Sie und die Mitarbeiter Ihrer Abteilung sehen ihre Kinder nur noch am Wochenende. Und wenn Sie Ihrem Chef Ihr Leid klagen, dann ist dem das vollkommen egal. Vielleicht werden dann sogar noch Ihre Führungsfähigkeiten angezweifelt - so als Sahnehäubchen noch mal eins oben drauf.
Was tun?
Tja, ich spreche dabei aus eigener Erfahrung, es geht auch so, wie ganz oben beschrieben. Allerdings schafft man in den seltensten Fällen die Änderung von Heute auf Morgen. Sie müssen dafür schon etwas investieren: Ihre Zeit. Das ist kein quatsch. Wenn Sie Zeit sparen wollen, müssen Sie erst einmal auch Zeit investieren. Zuerst einmal besuchen Sie ein Seminar, wo Ihnen das Führen der Mitarbeiter auf einfache Weise beigebracht wird. Dort lernen Sie das Wissen, das Sie für die Umsetzung brauchen.
Und dann fangen Sie an. Zuerst führen Sie das persönliche Zeitmanagement bei Ihnen selbst durch. So bekommen Sie so langsam einen geordneten Tagesablauf. Sobald das bei Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist, bringen Sie das auch Ihren Mitarbeitern bei. Und weil Sie schon Mal dabei sind, Ihren Mitarbeitern etwas beizubringen, machen Sie gleich weiter damit. Sie führen ein einfaches Kontrollsystem (Fortschrittsbericht + Ablaufbericht) ein, das kaum Zeit beansprucht, aber Ihnen einen sehr guten Überblick verschafft. Den Fortschrittsbericht brauchen Sie nur noch in eine Excel-Liste eingeben und dann die neueste Grafik ausdrucken. So können Sie die aktuelle Tendenz ganz einfach sehen.
Der Ablaufbericht zeigt auch noch die derzeitige Situation, den Personalstand, die anstehenden und erledigten Tätigkeiten, sowie etwaige Störungen auf. Nachdem sie diese Unterlagen ausgewertet haben, wissen Sie nun ganz aktuell, ob Technik, Termine und Kosten, schlechter, besser oder im Plan sind. Natürlich können Sie die Berichte auch für jede andere Arbeit anpassen.
Zusätzlich bringen Sie Ihren Mitarbeitern Ihr Wissen bei. Zeigen Sie ihnen, wie sie ihre Arbeit richtig machen. Räumen Sie ihnen Entscheidungsspielräume ein, ggf. mit Absprache der Geschäftsleitung. Fördern Sie Ihre Mitarbeiter und fordern Sie sie auch. Nicht Sie, sondern die Mitarbeiter selbst sollen sich nun um alles kümmern. Selber machen ist nicht die Pflicht einer Führungskraft. Zeigen Sie ihnen wie sie selbst gute Ergebnisse erzielen. Nehmen Sie sie zuerst an die Hand und bringen Sie ihnen die Arbeit im "Learning-by-doing-Verfahren" bei. Nichts schult schneller und besser, als die Praxis.
Führen Sie sie zuerst ganz eng und geben Sie Stück für Stück mehr Leine. Der ganze (Lern-) Prozess wird zwischen drei und sechs Monate betragen. Jetzt laufen Ihre Mitarbeiter fast ganz alleine. Und Sie können sich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern. Außerdem werden Sie viel mehr Zeit haben. Zeit um auch ab und zu durch das Unternehmen zu schlendern und den anderen beim Arbeiten zuzuschauen. Denn es läuft ja alles rund. Und manchmal werden Sie sich an die alten Zeiten zurück erinnern, in denen alles so chaotisch und stressig war, und dann werden Sie schnell wieder an Ihre Arbeit gehen, denn so etwas wollen sie nicht noch einmal erleben. Stimmt's?
Lesen Sie morgen dazu auch: "Anleitung zum persönlichen Zeitmanagment" (mf)