"Bewirtungskosten können steuerlich nur dann geltend gemacht werden, wenn die formalen Aufzeichnungspflichten eingehalten wurden", sagt Diplom-Kauffrau Kerstin Winkler, Steuerberaterin bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH. Die Formalien gelten in gleicher Weise für Unternehmen jeder Rechtsform. In der Praxis zeigt sich, dass die Einhaltung dieser Aufzeichnungspflichten durch die Finanzämter genauestens überprüft wird.
Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern aus betrieblichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes grundsätzlich nur in Höhe von 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen steuerlich abzugsfähig. Voraussetzung für diese steuerliche Abzugsfähigkeit ist allerdings, dass bei Bewirtungen in Restaurants ein besonderer Nachweis geführt wird, der folgende Angaben enthalten muss:
- Anlass der Bewirtung
- Teilnehmer der Bewirtung
- Unterschrift des Gastgebers
Bei der Nennung der Teilnehmer sollte jeweils auch deren Firma vermerkt werden. Ebenso empfiehlt es sich, bei der Angabe des Bewirtungsgrundes möglichst konkrete Angaben zu machen. Restaurants drucken häufig auf der Rückseite der Rechnung einen Vordruck ab, in dem die von der Finanzverwaltung geforderten Angaben eingetragen werden können. Der Nachweis kann aber auch auf einem anderen Beleg geführt werden, der dann der Bewirtungsrechnung angeheftet wird. Die Angaben müssen zeitnah aufgezeichnet werden und können in der Praxis nach dem Aufgreifen durch das Finanzamt oder die Betriebsprüfung nicht mehr nachgeholt werden.
Für die steuerliche Anerkennung einer Bewirtungsrechnung ist es außerdem erforderlich, dass diese maschinell mit einer Registrierkasse erstellt wurde und eine Registriernummer enthält. Handschriftlich erstellte Restaurantrechnungen oder Quittungen werden durch die Finanzverwaltung nicht anerkannt. Die Rechnung muss den Namen und die Anschrift der Gaststätte, den Tag der Bewirtung, die genaue Bezeichnung der Speisen, das Ausstellungsdatum der Rechnung, den Rechnungsbetrag sowie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz enthalten.
"Wird eine dieser Formalien nicht eingehalten, entfällt der steuerliche Betriebsausgabenabzug in vollem Umfang", erläutert Steuerberaterin Kerstin Winkler. Lediglich bei der Bewirtung von sehr großen Personengruppen, wenn es dem Steuerpflichtigen nicht mehr zumutbar ist, jeden einzelnen Teilnehmer zu bezeichnen, kann eine Sammelbezeichnung verwendet werden. Ein solcher Fall kann beispielsweise bei einer Messeverköstigung oder bei einer Bewirtung im Anschluss an eine Betriebsführung mit einer großen Busgruppe vorliegen.
Um bei Rechnungsbeträgen über 150 Euro den Vorsteuerabzug sicherzustellen, muss das bewirtende Unternehmen mit Anschrift genannt werden, die Steuernummer des Restaurants enthalten sein sowie der Nettorechnungsbetrag, der anzuwendende Umsatzsteuersatz sowie der Umsatzsteuerbetrag gesondert ausgewiesen werden. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro kann auf die Nennung des bewirtenden Unternehmens verzichtet werden und es reicht aus, wenn lediglich der Bruttobetrag und der anzuwendende Umsatzsteuersatz genannt werden.
Quelle: SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH, Steuerberatungsgesellschaft, Regensburg, Internet:
www.shc.de (mf)