Den passenden Mitarbeiter zu finden ist eine Kunst für sich. Doch was passiert, nachdem man sich beim Vorstellungsgespräch einig geworden ist und die künftige Zusammenarbeit schon mal per Handschlag besiegelt hat? Ganz einfach: Sie sollten sämtliche mündlichen Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich schriftlich fixieren.
Grundsätzlich besteht zwar für den Abschluss eines Arbeitsvertrages Formfreiheit. Das heißt, Arbeitsverträge können mündlich, schriftlich, ausdrücklich oder durch schlüssiges Verhalten geschlossen werden. Lediglich beim befristeten Arbeitsvertrag wird dahingehend eine Ausnahme gemacht, dass die im befristeten Arbeitsvertrag enthaltene Befristungsabrede der Schriftform bedarf.
Tarif schreibt Schriftform vor
Anders ist dies nur dann zu beurteilen, wenn durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung die Schriftform vorgeschrieben ist. Dann müssen die Bedingungen des Arbeitsvertrags in einer Urkunde niedergelegt werden. Diese Urkunde ist dann von beiden Arbeitsvertragsparteien - also von Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter - eigenhändig durch Namensunterschrift zu unterzeichnen.
Folglich müssen Sie zunächst überprüfen, ob Sie zwingend mit Ihrem neuen Mitarbeiter aufgrund von tarifvertraglichen Vorschriften oder einer Betriebsvereinbarung einen schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen müssen.
Sollte eine dahingehende Vorschrift nicht bestehen, unterliegt das Vertragsverhältnis prinzipiell keiner Schriftformerfordernis. Allerdings sollten Sie an dieser Stelle das Nachweisgesetz nicht außer Acht lassen.
Das Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitnehmer, sofern sie nicht nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt sind (§ 1 NachwG).
Vertragsbedingungen aufschreiben
Ferner ist in § 2 Abs. 1 NachwG festgeschrieben, dass der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen hat. Von dieser Verpflichtung wird der Arbeitgeber nur dann befreit, wenn er dem betreffenden Arbeitnehmer bereits einen schriftlichen Arbeitsvertrag ausgehändigt hat. Der Mindestinhalt der Niederschrift ist dabei in den Nummern 1 bis 10 des § 2 Abs. 1 NachwG geregelt.
Was im Arbeitsvertrag stehen muss:
In die Niederschrift sind danach folgende wesentlichen Vertragsbedingungen aufzunehmen:
- Nr. 1: Der Name und die Anschrift der Vertragsparteien.
- Nr. 2: Der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses.
- Nr. 3: Bei befristeten Arbeitsverhältnissen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses.
- Nr. 4: Der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Ort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann.
- Nr. 5: Eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit.
- Nr. 6: Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, der Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit.
- Nr. 7: Die vereinbarte Arbeitszeit.
- Nr. 8: Die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs.
- Nr. 9: Die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses.
- Nr. 10: Ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.
Längere Kündigungsfristen
Diese Niederschrift beziehungsweise diesen Arbeitsvertrag können Sie dabei durchaus auch für Ihre spezifischen Vorteile als Arbeitgeber nutzen. Wie dies funktionieren kann, möchte ich Ihnen an nachfolgendem Beispiel aufzeigen.
Grundsätzlich finden bei streitigen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die gesetzlichen Vorschriften Anwendung, sofern arbeitsvertraglich nichts anderes vereinbart wurde. Sofern arbeitsvertraglich nichts festgehalten wurde, gilt anfangs sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer die gleiche gesetzliche Grundkündigungsfrist. Diese lautet: vier Wochen (wichtig: kein Kalendermonat!) zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB).
Allerdings verlängert sich diese Kündigungsfrist für Arbeitgeberkündigungen ab einem Bestand des Arbeitsverhältnisses von zwei Jahren, wobei bei der Berechnung der Beschäftigungsdauer die Jahre, die vor dem 25. Lebensjahr des betreffenden Arbeitnehmers liegen, nicht zu berücksichtigen sind (§ 622 Abs. 2 BGB). Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber zum Beispiel bei der Kündigung eines Mitarbeiters mit einer Betriebszugehörigkeit von zehn Jahren eine Kündigungsfrist von vier Monaten zum Ende eines Kalendermonats einzuhalten hat.
Demgegenüber könnte dieser betreffende Arbeitnehmer jeder-zeit das Arbeitsverhältnis mit der Grundkündigungsfrist (vier Wochen) beenden. Da es nicht unbedingt im Interesse eines Unternehmens ist, einen langjährigen Mit-arbeiter innerhalb kürzester Zeit zu verlieren, insbesondere wegen der Nachfolgeregelung, empfiehlt es sich an dieser Stelle, diese verlängerten Kündigungsfristen ebenfalls für Kündigungen durch den Arbeitnehmer in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Diese Vereinbarung könnte beispielsweise wie folgt lauten: Die gesetzliche Verlängerung der Kündigungsfrist hat auch der Arbeitnehmer bei Kündigungen gegenüber dem Arbeitgeber einzuhalten.
Gleich lange Fristen
Hierbei ist jedoch zwingend zu beachten, dass für Kündigungen des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitnehmer keine längeren Fristen vereinbart werden dürfen als für die Kündigung durch den Arbeitgeber. Eine Verletzung dieser Nachweispflicht durch den Arbeitgeber beeinträchtigt nicht - aufgrund der geltenden Formfreiheit - die Wirksamkeit des geschlossenen Arbeitsvertrages.
Im Falle einer Streitigkeit zwischen den Vertragsparteien über dessen Inhalt verbleibt es bei der normalen Beweislastverteilung. Das heißt, sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen Aussagen, die zur Begründung eines Anspruchs dienen, darlegen und beweisen können. Allerdings kann den Arbeitgeber im Einzelfall eine erhöhte Darlegungslast treffen.
Aufgrund dessen rate ich daher prinzipiell zum Abschluss eines Arbeitsvertrages. Bezüglich des notwendigen Inhaltes dienen die Nummern 1 bis 10 des § 2 Abs. 1 NachwG als Checkliste. Abschließend sollten Sie zwingend beachten, dass jede Kündigung eines Arbeitnehmers der Schriftform bedarf - gleichgültig, ob der Vertrag schriftlich, mündlich, ausdrücklich oder durch schlüssiges Verhalten geschlossen wurde.
Steckbrief der Autorin:
Bettina Tkatzik
Bettina Tkatzik absolvierte nach dem Abitur eine Ausbildung zur Industriekauffrau, studierte anschließend Rechtswissenschaft in Tübingen und Hannover. Sie verfügt über sieben Jahre Berufserfahrung aus Unternehmens- und Kanzleitätigkeiten, betreibt heute eine eigene Kanzlei in Nürnberg und ist Dozentin für Arbeitsrecht. Kontakt: b.tkatzik@anwaltskanzlei-tkatzik.de