Monatelang wurden die Modalitäten der E-Bilanz kontrovers diskutiert. Nun hat das Bundesfinanzministerium ein finales Anwendungsschreiben veröffentlicht. Das Schreiben regelt die vorgeschriebene Datenfernübertragung von Bilanzen, gegebenenfalls mit Überleitungsrechnung, sowie von Gewinn- und Verlustrechnungen umfassend. Unternehmen gewinnen endlich Klarheit und Planungssicherheit. Nun können sie die elektronische Übermittlung ihrer Jahresabschlussdaten, die der Besteuerung zugrunde zu legen sind, systematisch vorbereiten und in die Wege leiten.
Ursprünglich sollten die Regelungen zur E-Bilanz schon für alle Wirtschaftsjahre gelten, die nach dem 31.12.2011 beginnen. Das ist jetzt vom Tisch. "Die Finanzverwaltung räumt Unternehmen für die Umstellung auf die E-Bilanz ein Jahr mehr Zeit ein", sagt Thomas Becker, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Beratungsgesellschaft DHPG. "Für das Wirtschaftsjahr 2012 besteht ein Wahlrecht zwischen der bisherigen Papierform und der elektronischen Übermittlung." Nichtsdestoweniger sollten Unternehmen die Umstellung auf die papierlose Kommunikation nicht auf die lange Bank schieben. Es sind einige organisatorische und technische Vorkehrungen zu treffen, damit die Daten im XBRL-Format (eXtensible Business Reporting Language) fehlerfrei übermittelt werden können.
Ausgangspunkt für die Einführung der E-Bilanz ist eine Analyse des betrieblichen Rechnungswesens. Die E-Bilanz verlangt einen Mindestumfang der elektronisch zu übermittelnden Daten. Alle notwendigen Konten müssen - gemäß vorgeschriebener Taxonomie - auch den richtigen Positionen in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zugewiesen werden. Es ist zu prüfen, ob und inwieweit die hier bereitgestellten Daten den steuerlichen Anforderungen genügen. Gegebenenfalls ist zusätzlich eine Überleitungsrechnung zu erstellen. "Alle Unternehmen sollten unbedingt ihr Buchungsverhalten überprüfen", rät DHPG-Wirtschaftsprüfer Becker. "Gegebenenfalls muss der bisher genutzte Kontenrahmen um notwendige Konten erweitert werden." Nur so können Firmen später ihre Buchungsdaten taxonomiegerecht übermitteln.
Der Zeitbedarf für den kompletten Umstieg auf die E-Bilanz ist nicht zu unterschätzen. Der Aufwand ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. "Firmen sollten jetzt den Anpassungsbedarf klären und baldmöglich mit der Umstellung beginnen", sagt DHPG-Experte Becker. Gute Nachrichten für kleine und mittelständische Unternehmen: Nach den Erfahrungen der Pilotphase will das Bundesfinanzministerium die taxonomiegerechte Datenübermittlung erleichtern. Es wurden weitere Auffangpositionen in die Taxonomie aufgenommen. Auch bei der Belegung von so genannten Muss-Feldern zeigt sich der Fiskus tolerant; sie kann gegebenenfalls mit Leerwerten erfolgen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen, die einen so genannten Standardkontenrahmen verwenden, können im Zweifel auf die in der Taxonomie enthaltenen Auffangpositionen zurückgreifen. Sie müssen ihr Buchungsverhalten zur Einhaltung der Taxonomie im Wesentlichen nicht verändern. Hilfestellung für die Umstellung auf die E-Bilanz bietet die nachfolgende Checkliste.
Checkliste E-Bilanz: die wichtigsten Fragen im Blick
Unternehmen sollten frühzeitig in den Dialog mit ihren fachlichen Beratern treten, um alle steuerrelevanten Punkte zu klären. Nachfolgende Fragen helfen dabei, den individuellen Umstellungsaufwand einzuschätzen.
- Können das eingesetzte ERP-System und die Buchhaltungs-Software die zu übermittelnden Daten XBRL-konform exportieren?
- Welche Anpassungen im Buchungsverhalten sind erforderlich?
- Welche Auswirkungen hat die E-Bilanz auf den eingesetzten Kontenrahmen und gegebenenfalls auf Nebenbuchhaltungs-Systeme?
- Welche Inhaltsanforderungen stellt die Finanzverwaltung an Ihr Unternehmen?
- Analysieren Sie die vorgegebene Datenbeschreibung (HGB- und Steuertaxonomie): Haben Sie alle Muss-Felder, Auffangpositionen und Rechenregeln berücksichtigt?
- Welche Informationen werden für eine Überleitungsrechnung von der Handelsbilanz auf die Steuerbilanz benötigt?
- Wie können steuerlich abweichende Wertansätze in der E-Bilanz dargestellt werden?
- Wie können Kontennachweise übermittelt werden, etwa um die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung zu reduzieren?
- Welche weiteren Informationen sind mit zu übertragen?
Quelle: DHPG Dr. Harzem & Partner KG, www.dhpg.de