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Abmahnungen sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Ärgernis. Noch ärgerlicher wird es, wenn die rechtlichen Regeln und Vorgaben für Abmahnung im Arbeitsverhältnis nicht eingehalten werden.
Nachfolgend die wichtigsten Hinweise zu Abmahnungen.
Anforderungen an Abmahnungen
Eine Abmahnung liegt immer dann vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hinreichend deutlich macht, dass er Vertragsverstöße und Pflichtwidrigkeiten beanstandet. Des Weiteren ist ein Hinweis notwendig, dass im Wiederholungsfalle der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Der notwendige Inhalt einer Abmahnung hat damit zwei Funktionen: Die Rügefunktion und die Warnfunktion.
Um die rechtlichen Anforderungen an die Rügefunktion zu erfüllen, muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers klar, deutlich und ausreichend konkretisiert dargestellt werden. Es genügt nicht, in der Abmahnung auf "bekannte Vorkommnisse" oder das "wiederholte Zuspätkommen" Bezug zu nehmen. Da die Abmahnung zumeist Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung ist, soll der Arbeitnehmer aufgrund der konkreten Beschreibung seines Fehlverhaltens zu vertragsgerechtem Verhalten veranlasst werden.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ständig zu spät zur Arbeit kommt, ist im Rahmen der Abmahnung zunächst auf den Arbeitsbeginn im Betrieb hinzuweisen und dann konkret auszuführen, an welchem Tag um wie viele Minuten der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zu spät gekommen sind.
Die Gerichte verlangen für die Warnfunktion der Abmahnung den deutlichen Hinweis, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall gefährdet ist. Es muss nicht ausdrücklich eine fristgerechte oder fristlose Kündigung angedroht werden. Es genügt, wenn sich aus dem Zusammenhang ergibt, dass im Wiederholungsfall eine Gefährdung des Arbeitsverhältnisses besteht. Das Bundesarbeitsgericht hat beispielsweise die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen als ausreichend angesehen. In der Praxis empfiehlt es sich aber, bereits in der Abmahnung deutlich auf die Kündigung zu verweisen.
Keine Drohungen ohne Konsequenzen
Vorsicht ist geboten, wenn ein Mitarbeiter mehrfach abgemahnt wurde und die Abmahnungen regelmäßig den Hinweis enthielten, dass bei weiteren Verstößen eine Kündigung droht.
Wenn ein Arbeitgeber mehrfach solche Abmahnungen gegenüber dem Arbeitnehmer ausspricht, werden Rüge- und Warnfunktion abgeschwächt. Dann muss in der letzten Abmahnung vor der Kündigung dem Arbeitnehmer gesteigert verdeutlicht werden, dass der Arbeitgeber nunmehr weitere Verstöße nicht mehr hinnimmt. Dies kann beispielsweise durch die Überschrift: "Letztmalige Abmahnung" erklärt werden.
Form der Abmahnung
Die Abmahnung bedarf keiner bestimmten Form. Sie kann auch mündlich ausgesprochen werden. Allerdings ist im Rahmen von Kündigungsschutzprozessen der Arbeitgeber darlegungs- und beweispflichtig, dass eine ordnungsgemäße Abmahnung erfolgt ist. Insoweit kann dem Arbeitgeber nur dringend angeraten werden, eine Abmahnung schriftlich auszusprechen und diese von dem Mitarbeiter gegenzeichnen zu lassen. Wurde bisher nur eine mündliche Abmahnung ausgesprochen, so sollte im Nachgang ggf. die Abmahnung protokolliert oder dem Mitarbeiter schriftlich bestätigt werden.
Fristen für Abmahnungen
Eine Frist für den Ausspruch einer Abmahnung besteht nicht. Gegebenenfalls kann das Recht zur Abmahnung verwirkt sein. Dann muss allerdings ein erheblicher Zeitraum vergangen sein.
Entbehrliche Abmahnung
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass bei verhaltensbedingten Gründen eher eine Abmahnung auszusprechen ist. Nur in wenigen Ausnahmen kann auf die Abmahnung als Vorbereitung einer Kündigung verzichtet werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer seine Vertragsverletzung hartnäckig und uneinsichtig fortsetzt, obwohl er die Vertragswidrigkeit seines Verhaltens kennt. Dazu gehört beispielsweise der kontinuierliche Genuss von Alkohol mit betrieblichen Auswirkungen trotz eines entsprechenden Verbotes.
Weiterhin ist eine Abmahnung bei unprovozierten Beleidigungen durch den Arbeitnehmer oder Tätlichkeiten gegenüber anderen Arbeitnehmern entbehrlich. Ein in der Praxis auch leider immer wieder auftretender Fall sind Verstöße eines Arbeitnehmers gegen die sexuelle Selbstbestimmung. Wenn weibliche Angestellte oder Auszubildende durch Äußerungen oder durch Handgreiflichkeiten in sittlich anstößiger Weise belästigt werden, kann dies ohne Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen.
Rechtsschutz gegen Abmahnungen
Der Arbeitnehmer kann sich mit Hilfe der Gerichte gegen eine Abmahnung wehren und die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Dann ist der Arbeitgeber beweispflichtig, dass der in der Abmahnung beschriebene Sachverhalt auch so tatsächlich geschehen ist. Neben der Möglichkeit, Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu erheben, hat der Arbeitnehmer das Recht auf Gegendarstellung.