Abgesang auf BYOD

Viele Firmen haben keine Strategie für mobile Technologien - immer noch nicht. Keine Neuigkeit, könnte man sagen. Und zwar dann, wenn diese Erkenntnis aus Deutschland oder überhaupt aus Europa käme.

Sie stammt allerdings aus dem Land des notorischen technologischen Fortschritts, ermittelt von Robert Half Technology. Demnach geben 28 Prozent der US-amerikanischen CIOs frei von der Leber zu, momentan keine mobile Strategie zu haben.

Die 5 größten BYOD-Fallen
Bring your own Device ohne Stress gibt es nicht, dazu existieren zu viele Sollbruchstellen. Möglich ist aber - und zwar für Arbeitgeber und Arbeitnehmer - die gängigsten Fallen in diesem Zusammenhang zu entschärfen beziehungsweise ihnen auszuweichen.

Falle 1: Offene Türen für jede Art von App
Wer immer Angry Bird auf seinem iPhone gespielt hat, will nicht plötzlich damit aufhören, nur weil er das Gerät jetzt auch im Job einsetzt. Nun stiehlt der wütende Vogel lediglich Zeit, andere Apps sind dagegen gefährlich, Dropbox zum Beispiel. Wer sein iPhone beruflich nutzen will, muss Einschränkungen hinnehmen. Um dessen Akzeptanz zu erhöhen, sollte die Policy nicht rigider sein als nötig, aber ohne Blacklists und Whitelists für Apps geht es nicht.

Falle 2: Big Brother is watching you
Das sogenannte Geofencing, also die Möglichkeit, einem iPad bestimmte Zugriffe in Abhängigkeit von seinem Standort zu erlauben oder zu verbieten, ist praktisch, aber unbeliebt. Weil der Chef dadurch auch weiß, wo sich der Besitzer des Geräts gerade aufhält. Allerdings gibt es die Möglichkeit, das Monitoring nur während der Arbeitszeit einzuschalten.

Falle 3: Hohe Kosten durch mangelnde Kontrolle
Mitarbeiter, die auf irgendwelche Download-Fallen hereinfallen oder oder ohne betriebliche Erfordernis kostenpflichtige Nummern anrufen, müssen diese Kosten auch dann selbst tragen, wenn das ganze unabsichtlich geschah. Generell gibt es in den meisten Unternehmen kaum sinnvolle Anlässe, um mit mobilen Endgeräten große Datenmengen woher auch immer downzuloaden.

Falle 4: Jeden Mist ins Netzwerk einbinden
Natürlich liegt der Charme von BOYD in der Wahlmöglichkeit; jeder kann sich aussuchen, welches Gerät (zu) ihm am besten passt. Und der Chef erreicht den Abteilungsleiter vielleicht auch mal am Wochenende. In jedem Fall muss der CIO die Möglichkeit haben, sämtliche Geräte, die im Unternehmensnetzwerk angemeldet werden sollen, vorher zu checken.

Falle 5: Schlechte oder gar keine Kommunikation
Angestellte müssen wissen, was genau überwacht wird und was nicht, welche Apps potenziell gefährlich sind für ein Firmennetzwerk und welche unbedenktlich, welche Geräte und Betriebssysteme akzeptiert werden und welche nicht. Was passiert bei Verlust? Wie sie die Regeln beim Ausscheiden aus der Firma und welche Sanktionen drohen dem, der sich nicht an die Regeln hält.

App-Web-Mischmasch herrscht vor

Letztlich erweist sich damit auch derjenige der technologischen Megatrends als problematisch, der zunächst aus IT-Sicht den unkompliziertesten Eindruck machte - jedenfalls im Vergleich zur Wolke, zum undurchdringlichen und verdächtigen Big Data-Hype oder zum halben Marketing-Ding Social Media.

Momentan trommeln in Europa und global beispielsweise Forrester Research und Gartner für bessere strategische Unterfütterung des Themas Mobility. Und nun kommt Robert Half - immerhin auf Basis von mehr als 2300 eingeholten CIO-Stimmen - mit der Botschaft um die Ecke, dass die IT-Chefs in den USA nicht wirklich weiter sind.

Ein Drittel der Firmen dort hat also keine mobile Strategie. Und 56 Prozent setzen auf einen Mischmasch - soll heißen, einen Mix aus Apps und Webseiten, die auch mobil gut laufen. Branchenspezifisch zeigen sich Business-Dienstleister und der Handel als Vorreiter, während das strategische Defizit bei Healthcare-Unternehmen mit 36 Prozent besonders ausgeprägt ist.

1. Produktiv und Glücklich? Von wegen!
BYOD hatte versprochen, Angestellte glücklicher und produktiver zu machen. Schließlich suchen sie sich ja jetzt selbst aus, mit welchen Gadgets sie arbeiten wollen. Außerdem haben sie das Gerät ihrer Wahl immer dabei, können so auch abends und am Wochenende arbeiten. Das ist die eine Seite. Die andere: Viele nutzen ihr Smartphone auch im Büro allzu oft, um Facebook zu checken oder Tetris zu spielen.

2. Datendiebstahl via SMS
Wer zu Konkurrenz wechseln will, hat leider gar nicht so selten den Wunsch, ein paar Infos aus der alten Firma als Willkommensgeschenk mitzubringen. So auffällig wie auf dem Bild muss der Klau dabei nicht vonstatten gehen. Bei modernen Smartphones mit Swype oder Spracherkennung lässt sich Datentransfer per Textmessage realisieren. Auf die Schliche kommt man diesem Klau kaum, weil Textnachrichten in aller Regel nur auf dem Phone und nirgendwo sonst im Unternehmensnetzwerk gespeichert werden.

3. Nicht jeder Verlust wird gemeldet
Heute hat die zentrale IT fast immer einen Ferndelete-Knopf, um wenigstens die Daten auf verlorenen Smartphones zu vernichten – wenn schon das Gerät selbst nicht wieder auftaucht. Das Problem: Der Admin kann nur dann am Panikhebel ziehen, wenn er von dem Verlust weiss. Viele Mitarbeiter aber verlegen sowieso chronisch ihr Gadget – und wundern sich nicht darüber, wenn sie das Ding ein paar Tage nicht sehen. Dann wird es gesucht, die Familie befragt, etc. So vergehen manchmal Wochen, bis der Diebstahl gemeldet wird. Bis dahin sind die Daten längst von Dritten ausgelesen.

4. Kommunikation wird teurer statt billiger
Ein zentrales Versprechen im Zusammenhang mit BYOD ist, dass Unternehmen viel Geld sparen können, weil sie weniger eigene Mobilfunkverträge bezahlen müssen. Tatsächlich tritt der gegenteilige Effekt ein. Wie die Aberdeen Group in einer Studie festgestellt hat, kostet BYOD 33 Prozent mehr im Vergleich zu ausschließlich Firmeneigenen Geräten. Grund: Der Aufwand für Management, Abrechnung und Kostenkontrolle externer Geräte kostet deutlich mehr als ausschließlich eigene Verträge kosten würden.

5. Alte Handys verschwinden - und kosten weiter
Unternehmen, die eine BYOD-Strategie aufsetzen, binden in der Regel zuerst die mitgebrachten Privat-Smartphones ein und kündigen dann die Verträge für die zuvor genutzten, vorhandenen Firmen-Handys. Die landen anschließend unbeachtet in irgendeiner Schublade. Ob die Kündigungen alle ankommen und wirksam werden, überprüft in der Regel niemand. Deshalb belastet ein Teil der 'Zombie-Phones' oft weiterhin das Budget.

6. Mehr Misstrauen auf beiden Seiten
Eigentlich sollte BOYD Angestellte und Chefs näher zusammenbringen, Neinsager und Nörgler besänftigen, indem man ihnen mehr Freiräume und Wahlmöglichkeiten einräumt. Zum Beispiel die, welches Handy sie benutzen wollen. Tatsächlich hat aber die Verbreitung des One-Fits-All-Mobiltelefons eher zu mehr Misstrauen geführt und nicht zu weniger: Angestellte müssen rigide Vereinbarungen unterschreiben und fürchten, dass der Chef ihre Privatsphäre kontrolliert. Und Unternehmen trauen den Mitarbeitern bezüglich des sorgsamen Umgangs mit Firmendaten genauso wenig.

8. Immer im Einsatz?
BYOD lässt die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit endgültig verschwimmen. Was aber nicht heißt, dass Arbeitgeber ständige Verfügbarkeit von ihren Leuten erwarten sollten: Ein Gericht in Chicago verurteilte die Stadt zur Nachzahlung von mehreren Millionen Dollar Überstundenvergütung an 200 Polizisten, weil diese dazu verpflichtet worden waren, ohne zusätzliche Bezahlung in der Freizeit mit ihren Blackberrys E-Mails zu beantworten und Anrufe anzunehmen.

9. Meistgehasst: Private Cloud-Services
Mal eben ein Foto vom Flipchart gemacht, in die Dropbox geschoben, fertig. Sowas muss nicht in böser Absicht geschehen, sondern zum Beispiel in der Absicht, zu Hause noch an wenig an betreffendem Thema weiterzuarbeiten. Die meisten CIOs hassen Dropbox, und das mit gutem Grund. Denn ganz verhindern können sie den Datentrasfer in die unbekannt Cloud nicht.

7. Was heißt schon privat?
Wenn ein BOYD-Regelwerk aufgestellt und von allen unterschrieben ist, sind nicht immer alle Probleme gelöst. Die kalifornische Stadt Ontario zum Beispiel feuerte den Polizisten Jeff Quon, weil die Verantwortlichen auf seinem Pager private Messages gefunden hatte, die sie an seiner Loyalität zweifeln ließen. Quon klagte, unter anderem mit dem Argument, dass ein Vorgesetzer ihm versichert hatte, die Nachrichten auf dem Pager würden nicht überwacht. Die Richter gaben der Stadt trotzdem Recht.

10. Super-Gau: Anruf von der Presse
Stellen Sie sich vor, der Leiter Ihrer Rechtsabteilung lässt sein Smartphone nach dem fünften Hellen in seiner Stammkneipe liegen, und am nächsten Morgen haben Sie einen nicht ganz unbekannten Journalisten in der Leitung, der sagt, er habe was läuten hören von geplanten Entlassungen und was denn da dran sei....Natürlich kann auch das Firmenhandy verloren gehen, aber das nehmen viele Angestellte aus gutem Grund nicht mit in die Kneipe.

Probleme wegen Compliance

"Compliance-Fragen haben es der Gesundheitsbranche schwer gemacht, so schnell wie andere mobile Angebote bereitzustellen", kommentiert Robert Half-Analyst John Reed. "Aber je stärker die Kundennachfrage nach mobilen Gesundheitsinformationen wächst, desto mehr werden formelle mobile Strategien zu einem überfälligen nächsten Schritt."

Offenkundig ist dieser aber selbst in den USA nicht allein von Healthcare-Firmen bislang nicht gegangen worden. 58 Prozent der befragten Unternehmen haben nach eigenen Angaben bisher keine mobilen Apps für Kunden entwickelt und werden das auch in einem Jahr noch nicht getan haben.

Weitere 22 Prozent planen Angebote immerhin binnen der kommenden zwölf Monate, nur 18 Prozent verfügen darüber bereits jetzt. Mittelfristig werden sich mobile Apps für Kunden aber nach Einschätzung von Robert Half von Kür- zu Pflichtangeboten entwickeln.

"Sinn eines Business Cases zweifelhaft"

Wie weit der Weg dahin auch hierzulande noch ist, hat unlängst Henning Dransfeld, Analyst bei Forrester Research, in einer Kolumne für CIO.de analysiert. Laut Dransfeld gestalten die IT-Abteilungen europäischer Unternehmen zwar durchaus aktiv den mobilen Zugriff der Mitarbeiter auf Unternehmensanwendungen. "In diesem Zusammenhang nimmt das Thema ROI-Kalkulation für Investitionen in mobile Technologien einen wichtigen Stellenwert ein", so der Forrester-Analyst. "Doch der Sinn eines einzelnen Business Cases ist zweifelhaft, wenn das große Bild nicht steht."

Bring-your-own device (BYOD) sei dafür ein Beispiel. Auf der einen Seite stünden Einsparungen, wenn Mitarbeiter ihre Endgeräte selbst einkaufen. Auf der anderen Seite komme es zu Kosten für erhöhte Anforderungen an die Governance, an die Abstimmung und Kommunikation einer BYOD-Policy, an zusätzliches Monitoring und an zusätzliche Sicherheitsstrukturen. "Zudem kommt es zu höheren Ausfällen durch die fehlende Unterstützung von Geräten, die die IT-Abteilung einfach nicht kennt", so Dransfeld in seiner Kolumne vom vergangenen Oktober.

Damals forderte Dransfeld eine bereichsumfassende und gezielte Mobile Engagement Strategie ein und berichtete, dass europäische IT-Entscheider einer solchen Strategie eine sehr hohe Bedeutung beimessen würden. Mittlerweile ist der Forrester-Experte in eine Studie und in Blog-Einträgen in seiner Analyse einen Schritt weitergegangen. Um es zuzuspitzen: BYOD, der einstige Hype, scheint von Forrester Research mehr oder weniger beerdigt worden zu sein.

Forrester: "BYOD spart kein Geld"

Anders als in den USA bereite BYOD europäischen Unternehmen viele Kopfschmerzen, schreibt Dransfeld in einer Studie mit dem bezeichnenden Titel "Demystifying BYOD in Europe". "Die schlechte Nachricht ist, dass - anders als gemeinhin angenommen - BYOD-Programme Herausforderungen darstellen und wahrscheinlich kein Geld sparen", so der Analyst weiter. "Die gute Nachricht ist, dass es alternative Optionen für diejenigen gibt, die investieren und Mobility proaktiv vorantreiben wollen."

Durchaus scharfe Worte also, zu denen sich im Lichte eines Beitrags im Forrester-Blog eine Henne-Ei-Frage stellt. Denn Forrester stimmt den Grabgesang auf BYOD an, nachdem offenbar die europäischen Anwender selbst den Sarg gebaut und auch gleich die Erde darauf gekippt haben. "Das Geschäftsklima in Europa begünstigt einen BYOD-Einsatz nicht", so Dransfeld. Die Gründe dafür seien vielfältig: zu befürchtende Kostenexplosionen beim Roaming, Regulierungen im Arbeitsmarkt, Datenschutzgesetze, Steuern, nicht zuletzt Bedenken, den Mitarbeitern die Verantwortung für die Security zu überantworten.

BYOD-Strategien sind die Ausnahme

Dass alles das auch eine strategische Komponente und damit eine Verbindung zum Robert Half-Befund in den USA hat, zeigt folgendes Urteil von Forrester Research: "BYOD passiert in Europa zufällig." Es gebe im Grund lediglich den Druck der Mitarbeiter, die mit ihren eigenen Geräten arbeiten wollten. "Offizielle BYOD-Strategien stellen eher die Ausnahme als die Regel dar", so Dransfeld. Nur 15 Prozent der Unternehmen seien bislang über die Pilotphase hinausgekommen; und nur 9 Prozent bezögen Tablets mit ein.

"In diesem Klima ist es keine Option, nichts zu tun", lautet das Fazit des Analysten. "Es ist zwingend, jetzt eine Entscheidung über BYOD zu fällen und eine Strategie auszurollen." Wer sich gegen BYOD entscheide, habe auch noch andere Möglichkeiten, die Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten auszurüsten.

Choose-Your-Own-Device und Horses for Courses

Forrester nennt hier erstens Choose-Your-Own-Device (CYOD): Die Mitarbeitern können Smartphones und Tablets aus einer Shortlist auswählen; das Unternehmen kauft die Geräte ein und sorgt für Support und Management. Die zweite Alternative heißt "Horses for Courses": Die IT-Abteilung entscheidet anhand spezifischer Rollen, welche Geräte mit welchen Workflow-Applikationen ausgestattet werden. Das richtige Pferd also fürs jeweilige Gelände.

Gartner fordert Applikationsstrategie

Gartner stimmt im Übrigen nicht in den Abgesang mit ein. BYOD sei allerdings keine Einkaufsfrage, sondern kreise um die richtige Applikationsstrategie. "BYOD sollte ein Design-Prinzip sein, das ein Unternehmen mit einem Anbieter-neutralen App-Portfolio und einer flexiblen und zukunftssicheren Architektur ausrüstet", sagt Gartner-Analyst Darryl Carlton. "Wenn die Apps technologische Beschränkungen aufweisen, die Auswahl und Einsatz limitieren, dann ist die Einkaufsstrategie bedeutungslos."

"Irreversibler Wandel" durch BYOD

BYOD sei ein Indikator dafür, dass die interne IT für einen Teil der User nicht den passenden Support bereitstelle. Deshalb bedienten diese Nutzer sich anderswo. "Aus CIO-Sicht wäre es ein fataler Irrtum zu glauben, BYOD-Aktivitäten in ihrer Organisation einen temporäres Problem, das von wenigen fehlgeleiteten Mitarbeitern verursacht wird", so Carlton. "Es geht um einen dauerhaften und irreversiblen Wandel der Art und Weise, in der IT für das Unternehmen, die Partner und die Kunden bereitgestellt und implementiert wird."

Nach Ansicht Gartners sollten die Unternehmen Strategien entwickeln, die auf der Annahme basieren, dass BYOD unvermeidlich ist und dass Support auch außerhalb der Firmengrenzen bereitgestellt werden muss. Das bedeute insbesondere, dass so schnell wie möglich offene Standards für alle Lösungen benötigt werden.