8 Tipps für produktive Videokonferenzen

Erst Videokonferenzen ermöglichen flexibles Arbeiten in Unternehmen. Mit entsprechende Lösungen können sich Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit und vor allem unabhängig vom eigenen Endgerät mit Kollegen austauschen. Sie kommen rascher an neue Ideen können schneller Entscheidungen treffen. Dennoch schöpfen Unternehmen nur selten den vollen Nutzen ihrer Video-Lösungen aus. Polycom gibt acht Tipps, wie Videokonferenzen die Produktivität in Unternehmen massiv erhöhen.

1. Die örtliche Verfügbarkeit von Videokonferenzen genau planen

Oft wird der Einsatz von Videokonferenzen auf die Chefetage oder auf spezifische Räume beschränkt, etwa nur in der Personalabteilung, wo Videokonferenzsysteme für Vorstellungsgespräche genutzt werden.

Flexible Arbeit

Um Videokommunikation allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, müssen diese Lösungen im gesamten Unternehmen omnipräsent sein - gerade in Firmen mit weltweit verteilten Niederlassungen ist das eine wichtige Voraussetzung für eine ergebnisorientierte Zusammenarbeit.

2. Herausfinden, wer von Videokonferenzen profitieren soll

Unternehmen, die mit Videokonferenzen ausschließlich das Ziel verfolgen, offizielle Niederlassungen kommunikativ miteinander zu verbinden, sind mit Raumlösungen gut ausgestattet. Sollen jedoch Mitarbeiter mit Kollegen nicht nur vom Konferenzraum, sondern auch vom Arbeitsplatz oder von unterwegs aus zusammenarbeiten, kommt man um integrierte Lösungen nicht umhin.

3. Video-Lösungen innerhalb des Unternehmens bewerben

Um die Videonutzung innerhalb von Unternehmen weiter voranzutreiben, müssen Befürworter gefunden werden, die das Thema intern publik machen und beispielsweise in Lunch-Meetings genau erklären, wie Video - sei es über den Desktop, das Smartphone oder den Konferenzraum - im Unternehmen genutzt werden kann und was es dabei zu beachten gilt.

Sehr schnell von Video profitieren kann beispielsweise die Marketing-Abteilung, die sich daher gut für diese Aufgabe eignet. Die unternehmensweite Kommunikation des Themas sollte via Infomaterial vorangetrieben werden: Video-Anweisungen direkt neben dem PC oder die Übergabe des Manuals an alle neuen Mitarbeiter können viel bewirken.

4. Die Nutzung von Video so einfach wie möglich gestalten

Nutzen viele Mitarbeiter Video im Unternehmen, können sowohl beim Aufsetzen von Videokonferenzen als auch beim Einwählen Probleme entstehen. Um dies zu vermeiden, sollten Videokonferenzsysteme mit einer Kalender-Integration ausgestattet sein, die es Mitarbeitern erlaubt, Video-Meetings einfach organisieren und sie schließlich mit einem Klick auf den Kalender sofort starten zu können.

Werden Videokonferenzsysteme von unterschiedlichen Anbietern eingesetzt, ist darauf zu achten, dass diese weitestgehend in bestehende und bereits vertraute Workflows integriert sind.

Jeder Mitarbeiter sollte seine eigene virtuelle Konferenzraumnummer erhalten, um Einwahldaten müssen sich diese Angestellten dann nicht mehr kümmern.

5. Den Anforderungen von Konferenzen gerecht werden

Welche Anforderungen haben Mitarbeiter an eine Videokonferenz? Eine gute Video- und Audioqualität ist absolut ausschlaggebend, um den Fokus tatsächlich auf das Meeting und seine Inhalte zu lenken.

Bei der Ausstattung von Videokonferenz-Räumen ist es deshalb wichtig, darauf zu achten, dass das passende Audio-System für die Umgebung vorhanden ist. Darüber hinaus spielt das Teilen von Content eine entscheidende Rolle, Viele Lösungen bieten die Funktion an; wie und über welche Endgeräte der Content letztendlich geteilt werden soll, gilt es allerdings vor der Implementierung herauszufinden.

6. Konsistenz über das Unternehmen hinweg beibehalten

Gibt es in allen Konferenzräumen innerhalb eines Unternehmens die gleichen Benutzeroberflächen, verhindert dies nicht nur Rätselraten bei den Mitarbeitern, sondern spart enorm Zeit.

Um die Nutzung von Videokonferenzsystemen weiter zu erleichtern, sollten Systemintegratorn auf unzählige Fernbedienungen oder Verkabelungen, die die Komplexität unnötig erhöhen, verzichten.

7. Alle Kosten einplanen und im Blick behalten

Nach dem Roll-out einer Video-Lösung gilt es diese sofort zu testen. Dass Kosten für die Datenübertragung entstehen, ist klar und sie sollten daher auf jeden Fall in die Kalkulation des Projekts miteinfließen.

Dennoch: auch die Datenübertragung wird zukünftig immer günstiger werden. Zudem bieten neue Technologien, wie HD-Video günstige Alternativen - und das bei ausgesprochen guter Leistung.

8. Nutzung von Videokonferenzen analysieren

Das wichtigste in der heutigen Unternehmenswelt ist der RoI ("Return on Invest"). Die implementierte Video-Umgebung muss deshalb regelmäßig analysiert werden, um herauszufinden, wie hoch die tatsächliche Auslastung, Nutzerakzeptanz und Produktivität der Collaboration-Lösung sind und wie diese weiter optimiert werden können. Dann wird es auch positive Auswirkungen auf den RoI geben.