Gesetze, Urteile, Vorschriften: Ständig wechselnde Vorgaben machen es Firmen schwer, in Steuerangelegenheiten auf dem Laufenden zu bleiben. Leicht schleichen sich Fehler ein, die steuerliche Auflagen verletzen. Mit ausgefeilten Prüfverfahren werden Fehltritte immer öfter entdeckt und zudem immer häufiger an die Straf- und Bußgeldstelle weitergeleitet. Der Grund: Betriebsprüfer machen sich selbst strafbar, wenn sie im Verdachtsfall nicht die Steuerfahndung einschalten. Schnell interpretieren Finanzämter Fehler als vorsätzliche Steuerhinterziehung. Die möglichen Folgen reichen von hohen Nachzahlungen und Bußgeldern bis hin zu langwierigen Strafverfahren mit ungewissem Ausgang.
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Für Unternehmen steigt der Handlungsdruck. Immer mehr Firmen minimieren die steuerlichen Risiken mit Hilfe eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS). Dabei handelt es sich um eine Art Leitfaden der dazu dient, alle steuerrelevanten Prozesse zu optimieren und zu überwachen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es passieren weniger Fehler und die Arbeitseffizienz wird optimiert. Doch damit nicht genug. Ein Tax CMS schützt Entscheidungsträger in vielen Fällen vor der persönlichen Haftung. Denn das Management haftet persönlich für Fehler von Mitarbeitern. Laut einem aktuellen Erlass des Bundesfinanzministeriums kann ein innerbetriebliches Kontrollsystem als Indiz dafür gelten, dass kein bedingter Vorsatz für eine Steuerhinterziehung vorliegt (Az. IV A 3 - S 0324/15/10001). Auch wenn ein Tax-CMS nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird es auch für mittelständische Firmen zunehmend dringlicher, ein Kontrollsystem einzuführen. Für Mittelständler ist daher nicht die Frage, ob ein Tax CMS Sinn macht, sondern in welchem Umfang.
Externe und interne Risiken
Steuerliche Risiken lauern in vielen Bereichen und sind von Firma zu Firma unterschiedlich. Maßgeblich sind einerseits externe Rahmenbedingungen wie etwa Branchenzugehörigkeit oder der Aktionsradius im In- und Ausland. Andererseits spielen interne Faktoren wie Unternehmensgröße und -struktur ebenfalls eine wichtige Rolle. Das Fehlerrisiko wächst, wenn die Aktivitäten mehrerer Abteilungen und Zuständigkeiten ineinandergreifen und zudem eine Vielzahl von Prozessen automatisiert abläuft. Besonders fehlerträchtig sind die Bereiche Umsatz- und Lohnsteuer. Ein steuerliches Kontrollsystem kann hier einen Großteil der steuerlichen Risiken minimieren. Schon mit begrenzten Maßnahmen kann man viel erreichen. Bei der konkreten Ausgestaltung eines internen Kontrollsystems haben Unternehmen freie Hand, da der Fiskus hierzu keine Vorgaben macht.
Wie gehen Firmen am besten vor? Grundlage ist immer eine eingehende Analyse des Ist-Zustands mit dem steuerlichen Berater. Zunächst werden alle relevanten Abläufe und Zuständigkeiten beleuchtet und in einem Dokument erfasst. Dann erfolgt eine systematische Risikoanalyse, die alle steuerlichen Fallstricke identifiziert und gewichtet. Darauf aufbauend werden Prozessabläufe entwickelt und schriftlich niedergelegt, die mögliche steuerliche Gefahren erkennen und ausräumen helfen. Ergebnis ist in der Regel ein Tax Compliance Leitfaden, der alle Erkenntnisse und Maßnahmen zusammenfasst und klare Verhaltensregeln vorgibt.
Mitarbeiter schulen
Tax Compliance steht und fällt damit, wie es in der Praxis gelebt wird. Unternehmen sollten sicherstellen, dass betroffene Mitarbeiter das Kontrollsystem kennen und alle Vorsichtsmaßnahmen beherzigen. Hilfreich sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Risiken sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln. Zudem sollten Firmen jährlich prüfen, ob ihr Tax CMS den aktuellen Anforderungen genügt und gegebenenfalls nachjustieren. Ziel sollte neben optimierten Abläufen immer sein, dass Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen ein geschärftes Bewusstsein für steuerliche Stolperfallen entwickeln und mit Weitblick agieren. (OE)