Projektmanagement-Tools sind längst im Business angekommen. Sie werden unternehmensweit oder von einzelnen Abteilungen in Unternehmen jeder Größe und aus den verschiedensten Branchen erfolgreich eingesetzt, um die Aufgaben interner Arbeitsteams effizient zu organisieren. Sie bilden die Basis für eine reibungslose Mitarbeiterkommunikation und Zusammenarbeit – auch in örtlich verteilten Teams. Von klassischen Lösungen mit Fokus auf Projektplanung, über leichtgewichtige Systeme, die nach der “Getting Things Done”-Methode arbeiten und die Teamkommunikation in den Vordergrund stellen, bis hin zu ganzheitlichen Collaboration-Plattformen und speziellen Tools für moderne Teams, die agil arbeiten möchten: Jedes Unternehmen arbeitet anders und jeder Projektmanager hat seinen ganz persönlichen Führungsstil. Deshalb entwickelte sich im Laufe der Jahre ein extrem vielseitiger Markt, der für jeden Anspruch und für jede Anforderung die passende Lösung bietet.
Im Folgenden stellen wir 20 der besten Projektmanagement-Lösungen vor, die jeder, der seine Projekte besser in den Griff bekommen möchte, kennen sollte. So unterschiedlich die Lösungsansätze und Paradigmen der einzelnen Alternativen auch sind, eines haben sie alle gemeinsam: Sie werden als SaaS angeboten und konnten in der Praxis bereits tausende Business-Anwender überzeugen. Sie legen auch alle Wert auf Usability und auf eine möglichst einfache und intuitive Handhabung. Zudem punkten sie mit transparenten und flexiblen Kosten und können schnell eingeführt werden. Damit eignen sie sich optimal für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Microsoft Project
Vor 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen. Damals brauchte Microsoft eine Lösung, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. Die Idee für Microsoft Project war geboren. 1984 kam die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS auf den Markt. Statt Bleistift und Papier konnten nun die Microsoft-Entwickler in Redmond auf ein Computerprogramm zurückgreifen, um ihre Projektressourcen, -Budgets und -Aufgaben besser zu verwalten. Seitdem hat sich Lösung, die den Schwerpunkt vor allem auf Projektplanung legt, stets weiterentwickelt und steht nun in der Cloud zur Verfügung.
Basecamp
Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte sich die Software als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Mittlerweile sollen über 15 Millionen User damit gearbeitet haben. Hinter dem Produkt steht die SaaS-Company 37Signals aus Chicago, die sich mit dieser und weiteren Business-Apps in der Branche einen Namen gemacht hat. Im Gegensatz zur Lösung aus Redmond ist Basecamp stark kommunikationsorientiert und reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing, Kommentare und Diskussionen. Auf Gantt-Diagramme und ähnliche Planungstools wird dabei komplett verzichtet.
OnePoint Projects
Mit OnePoint Projects bietet sich eine interessante Alternative aus Österreich, die Projekt- und Portfolio-Management abdeckt und vor allem größere Unternehmen aus dem Mittelstand adressiert. Neben den Standardfunktionen, die bei keiner PM-Software fehlen dürfen, bietet die Lösung professionelle Features, die sich nach IPMA-Standards (“International Project Management Association”) richten und alle Aspekte des methodischen Projektmanagements abdecken, von Planung über Controlling bis hin zu Auswertung und Analyse.
Wrike
Wrike ist eine weitere anspruchsvolle Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den zentralen Funktionen der modular aufgebauten Anwendung gehören unter anderem Aufgabenverwaltung, gemeinsames Dokumentenmanagement, sowie Kommunikations-Tools wie Kommentare, Aktivitäts-Feeds und E-Mail-Integration. Traditionelle PM-Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, umfassendes Reporting, sowie Nice-to-have-Funktionen wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum dieser auf Deutsch verfügbaren Lösung ab.
Copper Project
Gestandene Projekt-Leiter, die auf klassische Planungsinstrumente wie Gannt-Diagramme und Reporting nicht verzichten möchten, finden in Copper Project ein empfehlenswertes Projektmanagement-Tool, das für KMUs konzipiert ist. Besonders gut umgesetzt ist bei diesem Tool das interaktive Gantt-Diagramm. Per Drag-&-Drop lassen sich hier Aufgaben und Deadlines bequem editieren. Zu den weiteren Kernfunktionen der Software gehören unter anderem detaillierte Projekt- und Arbeitszeitberichte, die sich durch verschiedene Filter dynamisch an eigene Bedürfnisse anpassen lassen.
Smartsheet
Smartsheet verfolgt einen ganz individuellen Lösungsansatz, durch den sie sich von den Konkurrenten deutlich differenziert. Den Kern des Systems bilden interaktive, “intelligente” Tabellen, die eben Smartsheets gennant werden. Diese arbeiten im Prinzip wie übliche Excel-Tabellen, werden aber um viele nützliche Tools für Aufgaben- und Datei-Verwaltung, Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen – selbst bei komplexen Projekten mit vielen Teilnehmern. Damit eignet sich dieses Tool hervorragend für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel verwaltet haben.
Projectplace
Projectplace gehört zu den ersten PM-Lösungen, die man im Browser nutzen konnte. Das erste Release der aus Schweden stammenden SaaS-Lösung wurde bereits vor über zehn Jahren veröffentlicht. Seitdem hat sich die Software kontinuierlich weiterentwickelt. So präsentiert sie sich heute im modernen Flat-Design und adressiert mit hochwertigen Mobile-Apps und Social-Collaboration-Funktionen die Anforderungen, die heute an moderne Business-Lösungen gestellt werden.
Redbooth
Mit Redbooth präsentiert sich eine weitere ganzheitliche Produktivitäts-Plattform, die mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektmanagement und Dateiverwaltung direkt mit Projectplace konkurriert. In Sachen Collaboration wartet die Software mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem Team gemeinsam bearbeiten. Was die effiziente Dateiverwaltung angeht, bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit populären Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box an.
Redmine
Mit Redmine erhalten Anwender ein Web-basiertes PM-System aus dem Open-Source-Lager, das nicht nur funktionsreich und kostenlos ist, sondern auch sehr flexibel. So bietet es neben klassischen Projektmanagement-Features auch zahlreiche Module, unter anderem für Diskussionsforen, Wikis, Help-Desk und Ticketverwaltung, Issue-Tracking, Zeiterfassung und File-Sharing. Dadurch lässt es sich in den unterschiedlichsten Szenarien einsetzen. Hinzu kommen unzählige Plugins - die Projektseite listet über 2000 auf -, mit denen sich die auf Ruby on Rails basierende Anwendung erweitern lässt.
Planio
Auf Basis dieser weitverbreiteten Lösung hat die Softwareschmiede Planio aus Berlin eine umfangreiche Projektmanagement-Lösung gleichen Namens entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation, Zeiterfassung und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in deutschen Rechenzentren betriebenen Online-Software deckt alle wichtigen Aspekte der effizienten Zusammenarbeit in einem modernen Unternehmen ab.
Projectfacts
Eine weitere PM-Lösung, die in der deutschen Cloud betrieben wird, ist Projectfacts aus Darmstadt. Diese wartet mit einem umfangreichen Featureset auf. Zu den zentralen Modulen zählen CRM, Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Invoicing, Berichtswesen und Personal-Management. Hinzu kommen zahlreiche Collaboration-Tools wie gemeinsame Kalender, Wikis, Dokumenten-Management und Aufgabenverwaltung. Damit positioniert sich Projectfacts als eine ganzheitliche Business-Software, die als Unternehmenszentrale von verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden kann.
Podio
Bei Podio handelt es sich streng genommen nicht um eine reine PM-Lösung, sondern vielmehr um eine moderne Social Collaboration-Plattform. Damit konkurriert das von Citrix angebotene Tool mit sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter. Projektmanagement spielt bei Podio jedoch eine zentrale Rolle. Das System punktet mit viel Flexibilität in Sachen Prozessoptimierung. So erlaubt es, eigene Productivity-Apps zu erstellen, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dazu steht ein interaktiver WYSIWYG-Editor zur Verfügung, mit dem sich individuelle Prozesse und Arbeitsabläufe nach dem Baukastenprinzip abbilden lassen.
Stackfield
Eine weitere ganzheitliche Productivity-Lösung ist Stackfield, bei der Kommunikation und Collaboration auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden. So können Anwender verschiedene Arbeitsbereiche in der Cloud anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, Termine, Notizen, und so weiter gemeinsam im Team verwalten. Eine Besonderheit der aus München stammenden Lösung: Mit der implementierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung soll sichergestellt werden, dass weder unbefugte Dritte noch der Hersteller selbst auf Kundendaten zugreifen können.
Pivotal Tracker
In der Softwareentwicklung gewinnen agile Management-Methoden wie Scrum und Kanban zunehmend an Bedeutung. So finden Software-Hersteller auf dem SaaS-Markt spezielle Anwendungen, die nach diesen Methoden arbeiten. Dazu zählt Pivotal Tracker aus San Francisco. Das Tool bringt agiles Projektmanagement mit umfassenden Collaboration-Funktionen, die für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projekt-Mitgliedern sorgen sollen, unter einen Hut. Auf dem Online-Dashboard lassen sich “Stories” (Funktionen, Bugs, Releases, etc.) im Produkt-Backlog anlegen. Hier können die Projekt-Mitglieder Aufgaben verwalten, kommentieren und, ähnlich wie bei Twitter, auch folgen.
Jira Agile
Mit Jira stellt die Softwareschmiede Atlassian aus Australien eine speziell für Entwickler-Teams konzipierte Projektmanagement-Software bereit. Diese präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Software-Projekten abdeckt. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet.
Sprintly
Eine weniger bekannte, aber dennoch nennenswerte Alternative zu Jira und Pivotal Tracker bietet sich mit Sprintly an. Das aus Colorado stammende Tool verfolgt einen interessanten Lösungsansatz, bei dem die effektive Zusammenarbeit von Software-Entwicklern und Management-Teams, etwa aus den Bereichen Marketing, Produktmanagement und Sales, in den Vordergrund gestellt wird. Praktisch dabei sind die täglichen E-Mail-Reports, die den Fortschritt des Teams grafisch visualisieren und dem Management einen Überblick darüber geben, was in den letzten 24 Stunden geschafft wurde.
Planbox
An Entwickler, Designer, Marketer und Produktmanager richtet sich auch Planbox aus Kanada. Der Dienst versteht sich als eine ganzheitliche All-in-one-Lösung, die sich nicht nur an Profis, sondern vor allem auch an Einsteiger richtet, die bis jetzt wenig Erfahrungen in Sachen agiles Projektmanagement gesammelt haben. Planbox arbeitet nach dem Scrum-Prinzip. Neben den üblichen Funktionen in diesem Bereich bietet Planbox einige nette Extras. Dazu zählen unter anderem ein umfassendes Modul zur Zeiterfassung, sowie nahlose Integrationen mit Help-Desk-Tools wie Zendesk.
Trello
Wenn es darum geht, agile Managementmethoden für Nichttechniker schmackhaft zu machen, müssen sich Lösungen wie Planbox vor allem an einem Online-Dienst messen: Trello. Der 2011 lancierte Service wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York entwickelt. Mittlerweile zählt das Produkt über fünf Millionen registrierte Nutzer. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt einzelne Aufgaben in gewöhnliche Listen zu gruppieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User visuell interagieren kann.
AgileZen
Wer von den Möglichkeiten von Trello angetan ist, der sollte auch AgileZen mal näher unter die Lupe nehmen. Was die Funktionalität angeht, verfolgen beide Tools die gleichen Zielen und basieren auf den gleichen agilen Prinzipien. Bei den Aufgaben beziehungsweise User Stories kann man verschiedene Details spezifizieren, Kommentare schreiben und Dateien mit anderen Teammitgliedern teilen. Per Drag-und-Drop lassen sich auf dem Kanban-Board Stories von einer Kolumne in eine Andere verschieben. Damit lässt sich der gesamte Projektfortschritt effizient visualisieren.
Axosoft
Bei Axosoft handelt es sich um eine umfangreiche Scrum-Lösung, die nach Herstellerangaben von über 10.000 Firmen weltweit eingesetzt wird. Neben dem zentralen Scrum-Modul, mit dem Anwender “Backlogs”, “User Stories”, “Sprints”, “Releases” und so weiter gemeinsam im Browser verwalten können, stehen auch weitere interessante Module bereit. Dazu zählen ein integrierter Bug Tracker, um Programmfehler strukturiert und systematisch zu managen, sowie ein Wiki, etwa für die Projekt- beziehungsweise Software-Dokumentation. Hinzu kommen professionelle Help-Desk- und Reporting-Werkzeuge.