Wann lohnt sich für ein Unternehmen der Umstieg auf Microsofts Cloud-basierte E-Mail-Lösung? Der Microsoft-Partner Utilitas hat dazu eine Checkliste entwickelt.
Peter Haupt, Geschäftsführer der Utilitas GmbH Foto: Utilitas
In welchen Anzeichen lässt sich für ein Unternehmen erkennen, dass Microsoft Exchange Online eine wirtschaftliche Alternative zum hausintern installierten E-Mail-Server sein kann? Der Microsoft-Partner Utilitas hat eine Checkliste und einen Kalkulator für den Kosten-Nutzen-Vergleich beider Modelle entwickelt. Exchange Online ist eine gehostete Nachrichtenlösung für Unternehmen, die auf Microsoft Exchange aufbaut. Eine solche Lösung kann bereits ab einem Postfach genutzt werden. Bei der Umstellung erfolgt eine Grundkonfiguration von Exchange Online und im Anschluss die Übernahme der vorhandenen Daten.
Der auf Office 365 und Sharepoint spezialisierte Dienstleister und App-Entwickler Utilitas hat bei Endkunden bereits zahlreiche lokale Systeme abgelöst wie Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010, Lotus Notes, Google Apps, diverse Linux-Mail-Systeme, POP3- und IMAP-Postfächer und Microsoft Small Business Server 2003 und 2008.
Basierend auf diesen Erfahrungen hat das Unternehmen einen Leitfaden entwickelt, mit dem sich klären lässt, ob und wann sich für den Endkunden der Wechsel zu Exchange Online lohnt.
Interessenten und können anhand der von Utilitas entworfenen Kalkulationstabelle die Kennzahlen ihres benötigten Systems wie die Anzahl der Nutzer, Größe der Postfächer, Kosten und Aufwände für Lizenzen, Spamfilter, Virenschutz und Wartung zusammenstellen. Im Ergebnis erhalten sie in dem interaktiven Dokument sofort eine Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten von Inhouse- und Outsourcing-Lösung.
Zusätzlich hat das Systemhaus die zehn wesentlichen Schlüsselfragen zu den typischen Anforderungen und vorhandener Infrastruktur zusammengestellt, an denen sich Unternehmen zunächst orientieren können (siehe Bildergalerie)
10 Tipps
10. Backup-Check Wie ist das Backup organisiert? Die Aufwände für die Organisation eines Backups entfallen völlig beim Einsatz von Exchange Online. Durch die Spiegelung des Mail-Servers in mehreren Rechenzentren ist das Online-Hosting in der Regel sehr viel sicherer als bei lokal gehosteten Lösungen.
9. Integration Welche anderen Anwendungen greifen auf den Exchange-Server zu? Das Zusammenspiel von E-Mail und Anwendungen in einer durchgängig integrierten Arbeitsumgebung ist ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz durch die Anwender. Die meisten Anwendungen lassen sich auch für den Zugriff auf Exchange Online konfigurieren.
8. Datenvolumen Wie hoch ist das Datenvolumen der Anwender-Postfächer? Beim Einsatz von Exchange Online kann jeder Anwender in seinem Postfach bis zu 25 GB Speicherplatz verwalten.
7. Performance Wird eine spezielle Bandbreite für die Internetverbindung benötigt? Da alle Daten lokal zwischengespeichert (gecached) werden, spielt die Bandbreite eine untergeordnete Rolle.
6. Security-Check Wie teuer ist der aktuell eingesetzte Viren- und Spamschutz? Die Kosten für die Sicherheit des E-Mail-Systems sind in Exchange Online bereits enthalten. Auch um zeitraubende Tätigkeiten wie Wartung und Updates sowie um separate Verträge mit Security-Anbietern muss sich dann intern niemand mehr kümmern.
5. Unternehmens-Ausrichtung Ist das Unternehmen auf Wachstumskurs? Ständig die Server-Kapazitäten anzupassen, erfordert Zeit und Geld. Gerade bei einem schnellen Wachstum ist Exchange Online vorteilhaft, weil sich für neue Mitarbeiter sehr einfach und jederzeit weitere Postfächer hinzu buchen lassen.
4. Wünsche der IT-Abteilung Benötigt die IT-Abteilung eine Entlastung? Viele IT-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen sind spärlich besetzt und vollauf mit der Lösung von akuten Anwenderproblemen beschäftigt. Die Nutzung von Exchange Online bedeutet hier eine erhebliche Entlastung, weil das komplette E-Mail-Thema in punkto Wartung und Betreuung wegfällt. Die Administratoren können sich somit wichtigeren Aufgaben widmen.
3. Versions-Check Welche Version von Microsoft Office ist im Einsatz? Mit Office 2007 und 2010 kann Exchange Online sofort genutzt werden. Sind noch ältere Office-Versionen im Einsatz, besteht die Möglichkeit, über Office 365 eine lokale Office-Lizenz zu mieten.
2. Nutzer-Kriterien Sollen E-Mails und Kontakte mobil genutzt werden? E-Mails auf allen Geräten synchron zu halten, ist mit Exchange Online optimal möglich. Alle Smartphones inklusive iPhone, Android und Blackberry werden unterstützt. Beispielsweise in Projekten können Teams somit an den selben Dokumenten arbeiten.
1. Alter des bisherigen Mail-Servers Wie alt ist der jetzige E-Mail-Server? Spätestens wenn der Umstieg auf eine neue Version erforderlich wird und deshalb eine Datenmigration ansteht, sollte aus Kostengründen der Umstieg auf eine Online-Lösung geprüft werden.
"Viele Vorteile, die Exchange Online bietet, sind den Nutzern erst dann bewusst, wenn sie sich explizit mit der Hosting-Lösung beschäftigen", berichtet Peter Haupt, Geschäftsführer der Utilitas GmbH. "Dabei gibt es erhebliche Potenziale zur Vereinfachung sowie zur Kostenreduzierung. Überall dort, wo ein Projekt ansteht, sollte Exchange Online als Option geprüft werden - es rechnet sich in den allermeisten Fällen."
Peter Haupt wird auf dem Channel Sales Kongress "Cloud Computing" 31. Januar 2013 in seiner Keynote anhand von Praxisbeispielen darstellen, wie Systemhäuser und Dienstleister erfolgreich ins Geschäft mit Office 365 einsteigen können. Nähere Informationen zum Kongress und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier.