Office 365 mit der PowerShell verwalten, die Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder mit Microsoft Delve Informationen intelligent verknüpfen. Mit den folgenden Tipps und Tricks können Unternehmen den Einsatz von Office 365 deutlich optimieren.
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Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365
Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365 können Unternehmen besonders sicherheitskritische Benutzerkonten vor Hackerangriffen und fehlerhaften Anmelden absichern. Zunächst müssen Sie im Office 365 Admin Center im Bereich Benutzer und Gruppen auf Aktive Benutzer klicken. Hier sehen Sie auf der rechten Seite alle angelegten Benutzer. Im oberen Bereich finden Sie die Option Mehrstufige Authentifizierungsanforderungen festlegen. Sobald sich der Anwender das nächste Mal am Office-365-Portal anmeldet, erhält er eine Meldung, dass die mehrstufige Authentifizierung aktiviert wurde und er diese für sein Konto einrichten muss.
Videokonferenzen mit Office 365
Ein wichtiger Teil von Office 365 ist die Echtzeitkommunikation Lync. Da es für diese Lösung nicht nur Clients für Windows, sondern auch kostenlose Apps für iPhone/iPad, Android und Windows Phone gibt, profitieren von der Lösung vor allem auch Teams, und Unternehmen die Anwendern die Möglichkeiten geben wollen untereinander zu kommunizieren.
Lync kann mit Skype zusammenarbeiten und bietet, neben der Echtzeitkommunikation mit einem anderen Anwender, auch Funktionen für Videokonferenzen. Damit Anwender eine Kommunikation mit Lync führen und an Videokonferenzen teilnehmen können, sind mehrere Voraussetzungen zu schaffen:
1. Der Benutzer muss in Office 365 in Lync freigeschaltet sein
2. Der Anwender muss für sein Endgerät den Lync-Client herunterladen und installieren. Alternativ muss er ein Lync-kompatibles Telefon einsetzen, oder die Lync-Apps aus dem jeweiligen Store herunterladen und auf seinem Smartphone installieren.
3. Der Lync-Client muss gestartet, der Anwender angemeldet und sein Status als Verfügbar konfiguriert sein. Das gilt auch für Apps auf Smartphones.
4. Überprüfen Sie zunächst in den Einstellungen von Office 365 ob Lync aktiviert und die Einstellungen so gesetzt sind, wie Sie diese haben wollen. Dazu rufen Sie die Diensteinstellungen auf und klicken auf Instant Messaging, Besprechungen und Konferenzen. Auf der rechten Seite können Sie jetzt verschiedene Einstellungen vornehmen.
Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben
Vor allem bei der Anbindung von Android-Geräten gibt es aktuell noch Probleme, wenn es darum geht die Mail-App an Office 365 anzubinden. Leider hat Android oft Probleme bei der Autodiscover-Anbindung an Office 365 und findet den korrekten Server nicht. Dieses Problem ist allerdings recht einfach zu lösen.
Die Anwender müssen beim Servernamen einfach outlook.office365.com eintragen. Sind alle anderen Daten eingetragen, kann sich Android verbinden. Das funktioniert auch in der neuen Android-Version 5.
iOS-Geräte und Windows Phone-Geräte haben damit oft keine Probleme. Wird aber auch hier der Server nicht gefunden, können Sie den gleichen Servernamen verwenden. Gelingt die Anbindung immer noch nicht, auch von Windows-PCs, sollten Sie in der Befehlszeile mit ping outlook.office365.com überprüfen, ob der Server erreicht wird.
Multi-Gesamtstrukturen zu Office 365 migrieren
Seit Exchange Server 2013 SP1 unterstützt Exchange auch Organisationen mit mehreren Gesamtstrukturen und einem einzelnen Office 365-Mandanten. Das heißt, Sie können verteilte Exchange-Organisationen zu einer gemeinsamen Organisation auf Basis von Office 365 zusammenfassen.
Microsoft hat dazu den Assistenten für die Konfiguration von Hybridbereitstellungen erweitert. Dieser kann jetzt in mehreren Gesamtstrukturen ausgeführt werden, um diese mit einem einzelnen Office 365-Mandanten zu verbinden. Mit dem CU7 für Exchange Server 2013 hat Microsoft die Möglichkeiten noch erweitert. Microsoft stellt für Hybridbereitstellungen auch Anleitungen im TechNet zur Verfügung, über die Sie den Umstieg planen können.
Power BI - Business Intelligence mit Office 365 betreiben
Microsoft Power BI soll Unternehmen in die Lage versetzen Business Intelligence-Lösungen über die Cloud bereitzustellen. Wie interne Datenquellen im Unternehmen in Power BI zur Verfügung gestellt werden, zeigt Microsoft in folgendem Video:
Zum Video: 10 Dinge, die Sie zu Office 365 wissen sollten
Mail Protection Reports for Office 365
Microsoft bietet Mail Protection Reports for Office 365 kostenlos an. Mit diesen lassen sich Berichte zur Nutzung von Office 365 in Excel aufarbeiten.
Für die Analyse mit dem Tool benötigen Anwender Excel 2013 auf dem Rechner. Nach der Anmeldung an Office 365 lädt das Tool die notwendigen Daten aus dem Internet und zeigt die Berichte an.
Office 365 mit der Powershell verwalten
Sie können Office 365 auch in der PowerShell verwalten. Die Downloads dazu sind auf den folgenden Seiten zu finden:
• Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent
• Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (32-Bit-Version)
• Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (64-Bit-Version)
Die Anmeldung erfolgt mit dem Befehl Connect-MsolService. Wollen Sie eine Liste der vorhandenen CMDlets zur Verwaltung von Office 365 anzeigen, verwenden sie am den Befehl get-command *msol*.
Benutzer in der PowerShell verwalten
Neben den bereits erwähnten CMDlets, gibt es weitere Befehle, mit denen Sie Benutzer in Office 365 anlegen, verwalten oder löschen können. Die wichtigsten in diesem Bereich sind:
• New-MsolUser - Erstellen eines neuen Benutzers. Um zum Beispiel einen neuen Benutzer mit einem kurzen Befehl anzulegen, verwenden Sie New-MsolUser -UserPrincipalName "<E-Mail-Adresse" -DisplayName "Anzeigename". Das Kennwort erstellt das CMDlet und zeigt es auf dem Bildschirm an.
• Remove-MsolUser - Das Cmdlet löscht den Benutzer und gibt die zugewiesenen Lizenzen frei. Das Postfach lässt sich auf diesem Weg noch 30 Tage lang anmelden.
• Restore-MsolUser - Der ursprüngliche Status des Benutzers wird wiederhergestellt. Das funktioniert bis zu 30 Tage nach der Lösung. Sie können Postfächer aber auch endgültig löschen und so verhindern, dass der Benutzer wiederhergestellt wird
• Set-MsolUser - Aktualisieren eines Benutzers und Ändern dessen Einstellungen.
• Set-MsolUserPassword - Ändern des Kennwortes
Alle CMDlets zum Verwalten von Benutzern sehen Sie mit get-command *msoluser*. Gruppen können Sie ebenfalls in Office 365 einsetzen. Die hier zur Verfügung stehenden Befehle sehen Sie mit get-command *msolgroup*.
Office 365-PowerShell mit Exchange-Verwaltungsshell verbinden
In vielen Umgebungen sind Office 365-Konten und lokale Exchange-Server parallel im Einsatz. Daher kann es sinnvoll sein, in der PowerShell mit den Office 365-CMDs auch die Befehle aus der Exchange-Verwaltungsshell nutzbar zu machen. Dazu speichern Sie die Anmeldedaten von Office 365 zunächst in einer Variablen:
$cred = Get-Credential
Danach erstellen Sie eine neue PowerShell-Sitzung, die eine Verbindung zu Office 365 und zur Exchange-Verwaltungshell aufbaut:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic -AllowRedirection
Haben Sie auch diese Daten in der Variable gespeichert, importieren Sie diese mit:
import-PSSession $Session
Office 365 - Delve/Office Graph - Zentrale Datensammlung für die Cloud
Office 365 Delve (Entwicklungsname "Oslo") kann an einer zentralen Stelle in der Weboberfläche von Office 365 Informationen und Daten von verschiedenen Datenquellen zentral anzeigen. Bei der Online-Anwendung soll es sich um einen persönlichen Assistenten handeln, der für Anwender alle notwendigen Daten auf die sie Zugriff haben zentral darstellen können.
Zum Video: 10 Dinge, die Sie zu Office 365 wissen sollten
Aktuell können Sie Delve als Beta-Version testen. Damit Sie die Technik testen können, müssen Sie zuerst über die Office 365-Verwaltungswebseite gehen und bei Diensteinstellungen\Updates die Option Erstveröffentlichung aktivieren. Bis Sie auf die Funktion zugreifen können, kann es bis zu 24 Stunden dauern. Mit dem Link https://<Domänennamen>-my.sharepoint.com/_layouts/15/me.aspx?v=home starten Sie Delve.